Что такое скан-копия документа (или электронный образ)

Зачем нужны сканы

В прошлом сканирование использовалось только для оцифровки старых, изношенных документов, книг и фотографий. Таким образом, вы сможете хранить ценные материалы в электронном виде, которые больше не будут подвержены старению.

Теперь компьютерное сканирование используется для более осязаемых операций.

Например, копии широко используются в юридической, медицинской и особенно бухгалтерской отраслях. Во многих случаях нет необходимости делать физические копии и приносить их в офисы. Достаточно отсканировать документ и отправить файл по электронной почте.

Созданный скан можно легко отредактировать на свое усмотрение, так как можно будет сканировать в очень большом размере хорошего качества. После этого можно рассмотреть даже мелкие элементы, что сильно приближает изображение к компьютерному. К ним относятся, например, чертежи, электронные схемы, различные конструкторские работы и так далее

Сканами очень часто пользуются интернет-предприниматели, так как многие бухгалтерские, верификационные и платежные сервисы требуют предоставления личной информации. А подтверждением данных является только фото личного паспорта или его сканированная копия.

Предоставив скан, можно даже взять небольшой кредит онлайн.

Поэтому передача информации третьим лицам строго не рекомендуется.

Что нужно для сканирования

Получить скан документа без сканера невозможно. Устройство может быть отдельным, то есть выполнять только поставленную задачу. Или быть частью МФУ (многофункционального устройства), включающего в себя принтер, сканер и копир одновременно.

Наиболее распространенным типом сканера является планшетный сканер. Для сканирования просто поместите носитель, например фотографию, на стекло сканера и начните оцифровку с компьютера. После этого изображение будет «перенесено» на ноутбук или компьютер в одном из форматов файлов.

Как уже понятно, без компьютера не обойтись, именно с него подается задание на сканирование и там же хранится копия документа.

Поэтому нужно подключить сканер к компьютеру, установить драйвер, установить программу сканирования от производителя или стороннего разработчика. Оба устройства физически подключены с помощью USB-кабеля или через сеть Wi-Fi. Потом можно сканировать любые носители, будь то обычные альбомные листы, удостоверение личности, паспорт и даже полноценная книга.

Принцип работы копира

Устройство современных копировальных аппаратов существенно отличается от тех образцов, выпущенных компанией Xerox в 60-х годах прошлого века. Они стали меньше и намного функциональнее.

Принцип работы копировального аппарата состоит из трех основных этапов.

1. Лампа высокой интенсивности (обычно галогенная) освещает исходный образец.
2. Свет отражается от документа и через систему зеркал на фотопроводнике формируется оптическое изображение. При этом на поверхности барабана образуются отрицательный и положительный заряды.
3. Во время переноса изображения частицы тонера прикрепляются к барабану и затем переносятся на бумагу.

В результате получается копия исходного документа. За одну минуту копир делает около 20 копий, следовательно, изготовление 1000 копий занимает менее часа. В отличие от принтера этот показатель нельзя назвать максимальным, но копир может выполнять операцию сотни раз, так как оснащен вместительными ящиками для бумаги.

Конструктивно устройство достаточно простое. В верхней части, как правило, устанавливается сканирующий блок, на передней — панель управления и экран. Лотки для бумаги установлены снизу, а выходной лоток — посередине.

Внешний вид устройства зависит от его технических характеристик, стандартные размеры соответствуют параметрам небольшой тумбы.

Технические характеристики аппарата

К основным техническим характеристикам относятся только те, которые влияют на качество копий.

1. Разрешение. Показатель измеряется в dpi, альтернативный термин — «количество точек на дюйм». Число dpi определяет четкость передачи изображения, при этом устройство не предназначено для улучшения качества исходного изображения.
2. Скорость печати. Чем выше скорость, тем быстрее оператор получит готовый результат. Фактор скорости играет решающую роль при использовании копировального аппарата в промышленных масштабах; для офисного или домашнего использования показатель вторичен.
3. Количество копий за цикл. Для регулярного использования или печати в больших объемах оператор может установить некоторые параметры печати в одном цикле, которые ограничены базовыми параметрами. Значение по умолчанию — 999 копий за цикл.
4. Масштабирование исходного экземпляра. Практически каждое устройство позволяет изменять масштаб копии — увеличивать или уменьшать. Базовый функционал позволяет изменять размер от 25% до 400%.

Все копировальные аппараты питаются от сети, энергопотребление в режиме ожидания редко превышает 50 Вт/ч, при печати увеличивается энергопотребление до 1 — 1,5 кВт/ч.

Стандартный набор функций встречается только в устаревших устройствах или самых простых модификациях. Последняя разработка инженеров позволила ввести в базовую комплектацию ряд дополнительных опций:

• двусторонняя, односторонняя печать;
• автоматическая подача листов;

• копирование двусторонних документов;
• настройка через ПК;
• печать с внешних носителей;

• автоматическая регулировка контрастности изображения;
• вместительный блок памяти, куда можно сохранить некоторые настройки (например, количество сделанных копий);
• «спящий» режим работы (энергосбережение) или автоматическое отключение.

Прогрессивным решением стало совмещение в одном корпусе нескольких ключевых функций, наиболее необходимых для офисной работы или работы типографии: печать, сканирование, копирование. Такие устройства называются многофункциональными устройствами (МФУ).

Разница между ксероксом, принтером и сканером

Копиры по своим функциям частично пересекаются с такими популярными устройствами, как сканер и принтер, но между ними есть определенная разница.

Сканер отличается от копира тем, что предназначен для перевода текста или изображений с бумаги в электронный формат. Это может быть текстовый документ (doc.), изображение (tiff., jpg., png.) или один из системных форматов.

Часто возможности такой техники расширяют такими полезными программами, как распознавание текста и форматирование в конкретный текстовый файл, изменение настроек (яркости, контрастности), отправка файла на электронную почту или автосохранение на ПК по заданному адресу.

Сканер

Принтер отличается от копира своей функциональностью. Устройство чаще всего работает совместно с ПК или различными гаджетами, основное назначение которых — перевод информации из электронного формата в бумажный. Расширение возможностей — печать с внешних носителей или через беспроводную сеть, одно- или двусторонняя автоматическая печать. Принтер не может исправить содержимое исходного документа.

Вреден ли ксерокс для здоровья человека

При печати копировальный аппарат выделяет вредные органические газы, которые могут содержать канцерогены: толуол, бензол, трихлорэтан, ксилол и другие. Компонентами покрытия для фотопроводников являются химические вещества, такие как сульфид кремния, селен. При переносе изображения на бумагу эти вещества испаряются и могут попасть в организм.

Многих сотрудников компаний или госорганов интересует, действительно ли копировальный аппарат вреден для здоровья, и как снизить потенциальную опасность при взаимодействии с устройством. Точный ответ на вопрос дали специалисты-медики и подробно изложен в СанПиН редакции 2003 года. Правила использования копировальных аппаратов регламентируются нормами СанПиН (п. 2.2.2.1332-03):

• расстояние устройства от рабочей зоны должно быть не менее 1 м, от стены или колонны — не менее 60 см;
• кубатура помещения должна быть не менее 15 м³ при площади 6 м² – минимальные показатели на одного человека.

Потенциально вредное воздействие копировального аппарата можно значительно снизить, если следовать советам медицинских работников.

1. Обеспечьте хорошую вентиляцию и кондиционирование воздуха.
2. Используйте ионизатор воздуха.
3. Уровень влажности должен быть не менее 55-60% (верхний предел нормального уровня влажности для человека).
4. Превышать расстояние от устройства до человека на 50 % от минимальной нормы, установленной СанПиН.
5. Своевременно обслуживайте оборудование.

Это дает понять, что использование устройств небезопасно. Вредные для человека компоненты и пары печатающего устройства могут спровоцировать онкологию, аллергические реакции, а их воздействие негативно сказывается на общем состоянии человека.

Работники различных организаций, рабочее место которых оборудовано копировальным аппаратом, отмечают повышенную утомляемость и утомляемость, раздражение слизистых оболочек глаз и носоглотки, нервное перенапряжение, вызванное постоянным присутствием навязчивых шумов.

Однако не стоит преувеличивать вред устройств для человека. Основным критерием опасности является концентрация химических веществ в воздухе, а чрезмерное накопление этих веществ в организме приводит к негативным последствиям. Кратковременное использование копировального аппарата дома или в небольшом офисе вряд ли навредит человеку, особенно при соблюдении рекомендаций врачей.

Современные модификации копировальных аппаратов стали прорывом в делопроизводстве, рекламе и полиграфии. Устройства просты в использовании и имеют понятное управление. По нормам, установленным врачами-специалистами, прибор не нанесет вреда организму и повысит производительность труда, что повысит результат деятельности человека.

Читайте также: Характеристики, плюсы и минусы SSD в ноутбуке

Создание скан-копии на компьютер

После установки сканера нажмите «Windows + R» и выполните команду «Управление принтерами».

В модуле оснастки «Устройства и принтеры» найдите значок сканера или МФУ, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Начать сканирование».

Откроется встроенный в Windows мастер сканирования, где можно при необходимости задать необходимые параметры готового отсканированного изображения.

Вы можете выбрать цвет, разрешение, формат документа.

Если вам нужно в будущем сильно увеличить скан для детального просмотра, установите разрешение повыше. Но тогда проверка займет больше времени, а размер файла может достигать десятков МБ.

После настройки параметров нажмите «Сканировать» и дождитесь завершения сканирования. После этого вам будет предложено назвать скан и сохранить его на свой компьютер.

Этот способ сканирования самый простой, так как не требует установки дополнительного программного обеспечения.

Но вы не можете сканировать в формате PDF, что особенно полезно, когда вам нужно получить один файл с нескольких страниц, а не отдельные изображения. Это актуально, когда вы собираетесь отсканировать книгу, а затем распечатать сразу все страницы.

Сканируйте документы через другие программы. Как правило, функционал практически одинаков, за исключением выбора дополнительных форматов (тот же «PDF») и расширенных функций, например, функции распознавания текста с изображения.

Сканирование с телефона

Если нет компьютера и сканирующего устройства, можно сканировать через обычный смартфон. Но для этого нужно установить одно из приложений.

CamScanner

Бесплатное приложение представляет собой портативный сканер. Позволяет получать сканы в разных форматах, распознавать текстовую информацию и затем делиться файлами с другими.

Evernote

Приложение широко известно как инструмент для ведения заметок, составления заметок, планирования задач. В прошлом он был очень популярен как решение для взаимодействия с командой через Интернет. Внутри также есть функция сканера, позволяющая полностью или частично отклонять бумажные квитанции, визитки, фотографии записей.

Microsoft Lens

Приложение от известной компании Microsoft. Позволяет сканировать любые типы физических носителей, чтобы сохранять и редактировать необходимую информацию на вашем мобильном устройстве. Полезной функцией является сохранение отсканированной информации не только в стандартный файл изображения или PDF, но и в Word, Power Point. Поэтому скан можно открыть позже на любом ПК, где установлен MS Office.

Google Диск

Приложение для доступа к облаку на телефоне. Помимо загрузки файлов в облако, есть возможность сканировать камерой смартфона и автоматически загружать скан в хранилище. Чтобы использовать приложение, у вас должна быть учетная запись Google. Затем в разделе «Мой диск» нажмите кнопку «+» и выберите опцию «Сканировать».

Adobe Fill & Sign

Основное назначение – работа с документами, подписи и заполнение бланков. Таким образом, вы можете отсканировать форму на настоящей бумаге и заполнить ее в электронном виде.

Clear Scanner (выбор пользователей)

Приложение имеет отличную производительность. Кроме того, очень полезно автоматическое определение краев отсканированного документа. А если снимать под углом, приложение само подстроится так, чтобы скан вышел максимально качественным.

После создания изображения пользователю предлагается несколько вариантов сохранения – в фото, в документ или оставить оригинал.

Если делается несколько копий, в меню файлов можно выбрать все сканы и объединить их в многостраничный файл.

Можно будет рассылать скан в различные источники — E-mail, облачные сервисы, мессенджеры.

Как происходит процесс ксерокопирования на принтере

Ксерокопирование – это точное воспроизведение информации (копирование) и изготовление дубликатов на бумаге.

Как сделать копию документов?

1. Вам нужно МФУ
2. Бумага
3. Пополнение МФУ

• • Загрузите бумагу во входной лоток
  • При необходимости протрите стекло
  • Поместите документ лицевой стороной вниз
  • Отрегулируйте в соответствии с направляющей кромкой (линии вокруг стекла)
  • Закройте крышку копира/принтера
  • Выберите цвет печати на панели управления
  • Если вам нужно большое количество копий одного и того же документа, нажмите кнопку Старт несколько раз.
  • (За один раз в зависимости от устройства можно сделать от 1 до 20 копий за раз).
  • Чтобы изменить формат бумаги — нажмите кнопку «бумага

Что делать если устройство не сканирует?

1. «Начинать»
2. «Панель управления»
3. «Администрация
4. «Управление устройствами»
5. Найти имя сканера
6. «Устройства обработки изображений»
7. Нажмите +-, чтобы найти название модели
8. скачать драйвер для сканирования.
9. Если все работает, а сканирование не работает, скачайте или залейте программу для МФУ.

Также нужно проверить рабочее состояние устройства, а именно:

• Блок питания (шнур
• Видимые повреждения
• Напряжение сети
• Электрическое заземление
• Восстановите и проверьте настройки

Как пользоваться ксероксом на МФУ

МФУ представляет собой устройство, сочетающее в себе копировальный аппарат, сканер и принтер.

Чтобы сделать копию, МФУ должен быть подключен к сети, но его не обязательно подключать к компьютеру.

Поместите необходимый документ под крышку оборудования, нажмите кнопку «Старт» на корпусе и аппарат выдаст вам лист со отсканированной и распечатанной копией.

Стоит отметить, что фотокопирование предполагает получение одной или нескольких точных копий на бумаге.

Техника эксплуатации МФУ

• Соблюдение температурного режима
• Соблюдение влажности
• Следите за уровнем чернил
• Регулярный уход
• Мониторинг состояния печатающей головки считывателя