Главное о бланках организаций

Что является бланком

Сегодня в различных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых легко потеряться: это и русскоязычные бланки, и билингвальные бланки (разработанные на русском и иностранном языках), бланки с непонятными логотипами и другими подобными обозначениями и без них, бланки с большим количеством справочной информации об организации или с полным ее отсутствием, цветные и черно-белые…

Между тем в современном делопроизводстве понятие «форма» достаточно точно определено в государственных стандартах и ​​других документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и делопроизводителей.

Определение формы документа содержится в известном нам ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и делопроизводство. Термины и определения»:

Выдержка
из ГОСТ Р 51141-98

2.2 работа в офисе

2.2.1. Документация

44) форма документа: совокупность реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа …

Это же определение дано в разделе 2 «Терминология» методических указаний по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 1, но далее есть дополнение:

Выдержка
из методических указаний по реализации ГОСТ Р 6.30-20035.

5. Разработка типовых форм

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на который различными техническими средствами наносятся реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, в том числе постоянные части текста.

Это может быть наименование вида документа, справочные данные об организации, всевозможные условные обозначения и другая информация, постоянная для данной группы документов, в том числе постоянные (шаблонные) части текста.

В п. 5.2 методических указаний по реализации ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что форма документа должна содержать реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное наименование организации — автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-технические юридический статус, юридический (фактический) адрес или наименование населенного пункта, где находится руководящий орган организации.

Кроме того, форма также содержит графические метки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, создаваемых на формах.

Из вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, выдающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно решает, какие формы подготовленных в ней документов должны быть.

Примечание! В соответствии с п. 5.2 методических указаний по реализации ГОСТ Р 6.30-2003 понятие формы в полной мере применимо только к бумажным письменным документам, так как правила записи информации и размещения ее на машинных носителях принципиально различаются.

В то же время при автоматизации ДОУ (документарного обеспечения управления) практикуется создание машинных шаблонов или единых форм (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажные формы.

Форматы бумаги

Документы в основном готовятся на бумаге формата А4 (210×297) и А5 (148×210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и так далее, оформляются в формате А3 (297×420). Эти форматы были приняты в нашей стране еще в 1920-х годах и основаны на немецких форматах, распространенных в западных странах.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна одному квадратному метру, а стороны основного формата 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего путем деления его пополам, и все полученные форматы геометрически похожий.

Все форматы делятся на три основных ряда — А, В, С. Форматы основного ряда получаются делением основного формата последовательно на два (см табл. 2).

Таблица 2. Форматы расходуемой бумаги

Форматы ввели определенный порядок, систему и зафиксировали лимиты размеров бумажных форматов для создания документов. Форматы являются обязательными в нашей стране для управленческой документации сегодня. Эти форматы также приняты ISO (Международной организацией по стандартизации).

Форматы потребительской бумаги в разных странах не совпадают, «но в Европе наиболее распространены немецкие форматы», а в США — североамериканские форматы бумаги, где основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59 см х 27,94 см.

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), размеры бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам, могут быть установлены в качестве настроек по умолчанию. Поэтому при начале работы в MS Word необходимо указать стандартный формат бумаги, принятый в нашей стране – А4, который используется для всех создаваемых документов.

Размеры полей

Поля также устанавливаются. В соответствии с рекомендациями ГОСТ 6.30-2003 они должны быть не менее: левого поля — 20 мм; правое поле — 10 мм; верхнее поле — 20 мм; нижнее поле — 20 мм.

Это минимальные размеры полей, поля меньшего размера не допускаются, так как это будет затруднительно для дальнейшей обработки и хранения документов, но допустимы поля большего размера.

Поэтому указанные размеры полей обычно применяются для документов с оперативной корреспонденцией, а для документов с длительными и постоянными сроками хранения, подлежащих сшиванию или архивации в файл, следует устанавливать левое поле 35 мм.

Нумерация листов

Если документ составлен на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (s или e.). Точки и тире не включены. Если документ выполнен на двух сторонах листа, на лицевой стороне проставьте нечетные числа, а на оборотной – четные.

Шрифт текста и параметры страницы

Для текстовой документации предусмотрены шрифты по ГОСТ для word. Нарушать правила недопустимо.

• Times New Roman, не менее 12;
• Verdana, размеры 12 и 13;
• Калибри, размер 12;
• Arial, размер 12 и 13;

При написании курсовых, дипломных и рефератов используется стандартный шрифт документа Word — Times New Roman 14. При использовании различной информации (формул, понятий), подлежащей выделению, допускается любой шрифт. Жирный текст не допускается.

Перед началом работы необходимо ввести параметры страницы по ГОСТу в Word.

• Поля в Ворде по ГОСТу;
• Красная линия (участок);
• Размер бумаги;
• Ориентация «Пейзаж»;
• Наценки.

Поля и отступы

Формат Interstate обеспечивает стандартные поля Word и отступы. Отступ в каждом абзаце должен быть равен 1,27 сантиметра. Размеры полей по ГОСТу в текстовых документах должны соответствовать следующим параметрам: верхнее и нижнее – 2 сантиметра, правое – 1 сантиметр, левое – 3 сантиметра.

Межстрочный интервал

При вводе текстов необходимо соблюдать интервал 1−1,5. Указанный коэффициент увеличивается до двух для документов, объем которых уменьшается во время публикации. Между словами только один пробел. Буквы разделяются одинарными пробелами.

Оформление заголовка и подзаголовка

Все заголовки должны располагаться посередине строки. Заголовки через три интервала сверху и снизу. ГОСТ рекомендует начинать каждую главу (раздел) со следующей страницы. Также должны быть соблюдены следующие условия:

• Цифровая нумерация каждого раздела и подраздела по всему основному документу.
• Разделы и подразделы всегда должны быть названы: пустые строки не допускаются.
• Подзаголовки обозначаются таким образом: заголовок нумеруется по порядку, затем номер пишется в порядке следования подзаголовка через точку (точки после номера заголовка и подзаголовка не ставятся).
• Подразделы и разделы начинаются с абзаца и пишутся с заглавной буквы (без точки в конце).
• Если часть состоит из двух предложений, между ними ставится точка.
• Передача слов запрещена.
• Введение и заключение нумерации не подлежат.

Нумерация листов

Все страницы в текстовом документе должны быть пронумерованы без ошибок. Титульный лист также подлежит нумерации, но сам номер не проставляется. Серийный номер должен быть указан внизу по центру страницы без точки.

Картинки и рисунки должны быть пронумерованы. Нумерация осуществляется цифрами. Как правило, рисунки располагаются по центру по горизонтали. Одна строка пропускается до и после цифр. При небольшом размере изображения допускается его размещение справа от текста. При этом отступ от основного текста должен быть 0,5 сантиметра.

Составление документов по ГОСТу

Необходимо учитывать параметры, используемые при составлении определенного документа, согласно ГОСТу на делопроизводство.

Для большинства деловых документов ограничений по оформлению нет. Служебная или техническая документация должна соответствовать критериям ГОСТ.

При составлении официальной документации шрифт используется по ГОСТу, а не для основного документооборота. Однако следует учитывать определенные моменты, которые указаны в локальных актах организации.

Объем отчетности также играет важную роль. Для работы с бухгалтерской документацией рекомендуется выбирать разборчивый шрифт.

Times New Roman или Calibri — лучший выбор для всей официальной документации. Подходят также шрифты Arial и Helvetica.

Особых правил оформления официальных документов нет. ГОСТ предоставляет параметры, наиболее подходящие и допустимые для всех знаков.

Что касается параметра шрифта, то в документе указаны нормы для предпочтительного символа (12 или 14). Используемый шрифт зависит от выбранной версии документа. Допускаются также варианты, близкие к указанным параметрам. При выборе нужно опираться на читабельность текста, восприятие информации как с экрана, так и с листа, а также формат используемой формы (А4, А5, А2).

При подготовке государственной технической документации необходимо учитывать следующие действующие нормативные акты: ГОСТ 2.105-95 и 7.32-2001. В этих стандартах прописаны общие условия в отношении оформления технической документации.

Шрифты и размеры в таблицах не указаны. Определяется только стиль и размер самого стола. Он нумеруется по всему документу арабскими цифрами. Под таблицей имя должно быть введено. Он находится по ссылке в тексте. Заголовки столбцов и графиков начинаются с заглавных букв. Кавычки не допускаются при замене повторяющихся слов.

В таблице категорически запрещен столбец под названием «Число по порядку». Таблица делится в том случае, когда столбцы и строки выходят за формат страницы. Слово «Таблица» упоминается один раз в левой части таблицы, над остальными частями маркируется надписью «Продолжение таблицы» с указанием обозначения. Чертежи выполнены в соответствии с ГОСТ 2.304-81.

Если в документах есть формулы, их следует писать посередине листа. В роли условных обозначений используются обозначения, установленные государственными стандартами. В случае, если основной текст не содержит пояснений к символам и числовым коэффициентам, входящим в состав формулы, эти данные описываются ниже самой формулы.

Каждый символ необходимо объяснять с новой строки и в том порядке, в котором символы даны в формуле. В первой строке пояснений обязательно пишется слово «Где» (двоеточие не допускается).

Правила составления документации помогут грамотно и правильно подготовить необходимую документацию.

Бумага должна быть той же марки белого или средне-белого цвета плотностью 70 — 80 г/см2 (печатный текст не должен просвечиваться на обороте) .
Дизайн страницы

При оформлении страниц документа рекомендуются следующие поля:
слева — 30 мм,
справа — 10 мм,
верх — 20 мм,
дно — 20 мм.

Номера страниц проставляются вверху посередине, номер на первой странице (титульном листе) не ставится. Размер шрифта, используемого для нумерации, должен быть меньше основного текста. Лучше использовать один и тот же шрифт.

Основной текст выравнивается.
Дизайн шрифта

Размер шрифта 12 – 14. Для оформления основного текста лучше всего подходит шрифт – Times (Times New Roman), для заголовков – Ariel (Ариал), они легко читаются.

В качестве базового стиля обычно используется стиль под названием Нормальный, имеющий стандартный набор параметров для письма. В одной работе рекомендуется не использовать более трех разных шрифтов. Подбор шрифтов осуществляется самостоятельно.

Читайте также: Обнуление счетчиков краски в принтерах Canon

Требования к бланкам

Законодательство не содержит требований к формам документов, а также не возлагает обязанности оформлять документы исключительно на бланках.

Для таких распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как акционерные общества, акционерные общества, унитарные общества, законом закреплено право, а не обязанность этих организаций иметь, в том числе, и свое фирменное наименование 2.

Надо сказать, что среди таких организаций есть и такие, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют документы на бланках или просто не придают большого значения форме организации как таковой. Кроме того, есть организации, бланки которых не содержат никакой информации, кроме названия организации.

В обоих случаях это выглядит, мягко говоря, непрезентабельно в глазах коллег. Важно убедиться, что фирменный бланк организации представляет эту организацию наилучшим образом.

Требования к формам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Единые системы документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к документации. ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы организационные формы стали более упорядоченными , надо все же руководствоваться положениями.

Общие требования к бланкам следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):

•  формат: А4 (210×297 мм) или А5 (148×210 мм);
•  поля: 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее;
•  цвет бумаги: белый или светлых тонов;
•  нумерация страниц: необходима при создании документов на двух и более страницах — посередине верхнего поля листа.

Примечание. Для организаций — субъектов Российской Федерации, которые наряду с государственным языком Российской Федерации имеют государственный язык субъекта Российской Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и «Место сборника или публикации документа» печатаются на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В свою очередь пункт 5.3 методических указаний по реализации ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, что организация вправе сама решать, какие размеры полей целесообразно указывать для различных видов документов, но не менее установленных ГОСТ Р 6.30 -2003.

Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые необходимо разместить при составлении документа, и что на практике могут использоваться и комбинированные форматы бланков, что обусловлено характером оформления документа документы, например, используя горизонтальное расположение на большей стороне формы.

В то же время при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Примечание. Как правило, первая страница документа пишется на фирменном бланке, а остальные — на обычных листах бумаги, имеющих такой же размер, поля и цвет, что и фирменный бланк.

Разновидности бланков

В зависимости от расположения деталей ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта форм: угловую и продольную (п. 4.4). Использование угловой или продольной формы не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус.

Как указано в п. 5.4 методических указаний по реализации ГОСТ Р 6.30-2003, угловая заготовка является наиболее практичной в обработке и экономичной в плане использования площади листа. В этом случае правая часть верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адрес» и «Гриф утверждения», резолюций, штемпелей и т.п.

Также целесообразно делать угловые бланки в том случае, когда реквизиты печатаются на государственном и русском языках размещаются в пределах площади, отведенной для углового варианта. При этом каждый атрибут вверху указывается на русском языке, а внизу — на национальном.

Согласно п. 5.4 методических указаний по реализации ГОСТ Р 6.30-2003, на продольных бланках наименование организации, вид документа и другие необходимые реквизиты размещают по верхнему полю и центрируют (центрируют).

Продольную форму письма целесообразно использовать в тех случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, когда реквизиты формы даются на двух и более языках. При этом реквизиты слева должны быть напечатаны на русском языке, а справа — на государственном языке, на одном уровне.

Если количество используемых национальных языков более одного, то сверху следует указать реквизиты на русском языке, а снизу — на государственном языке, доведя строку до границы правого поля.

Согласно этим правилам бланк может быть изготовлен не только на русском и национальном языках, но и на русском и любом из иностранных языков. Например, если известно, что партнерами организации являются в основном иностранные компании, расположенные в разных странах мира, такая организация может изготавливать бланки для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке.

Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом, международные сетевые компании, представительства и филиалы иностранных компаний в России, а также российские компании, имеющие тесные связи с зарубежными партнерами.

Эмблема организации (в том числе фирменное наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым расположением реквизитов размещается в верхнем поле бланка над серединой строк обязательного «наименования организации», а на формы с продольным расположением деталей — по центру верхнего поля.

Возможно размещение эмблемы организации на части площади, занимаемой требуемым «наименованием организации», а также на левом поле бланка на уровне требуемого «наименования организации».

Эмблема организации может быть выполнена цветной или черно-белой с использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального написания названия организации – все это отличает организацию от других.

Важно помнить, что на бланке возможно размещение эмблемы организации, включающей фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания), исключительное право использования которого принадлежит данной организации.

Поэтому вы не можете использовать фирменное наименование, идентичное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и она была зарегистрирована в ЕГРЮЛ под этим наименованием раньше, чем ваша организация.

То же самое относится и к товарному знаку (знаку обслуживания): нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным товарным знаком другой организации, в отношении товаров, произведенных под этим знаком, или аналогичных товаров без разрешения от нее. Вот выдержки из Гражданского кодекса Российской Федерации:

Выдержка
из Гражданского кодекса Российской Федерации

Статья 1474. Исключительное право на фирменное наименование

1. Юридическое лицо имеет исключительное право использовать фирменное наименование 3 в качестве средства индивидуализации любым способом, не нарушающим законодательства (исключительное право на фирменное наименование), в том числе путем указания его на вывесках, бланках, счетах-фактурах и иных документации, в объявлениях и рекламе, на товарах или их упаковках.

Сокращенные фирменные наименования, а также фирменные наименования на языках народов Российской Федерации и иностранных языках охраняются исключительным правом на фирменное наименование при условии их включения в Единый государственный реестр юридических лиц.

2. Распоряжение исключительным правом на фирменное наименование (в том числе путем его отчуждения или предоставления другому лицу права использования фирменного наименования) не допускается.

3. Не допускается использование юридическим лицом фирменного наименования, идентичного фирменному наименованию другого юридического лица или сходного с ним до степени смешения, если эти юридические лица осуществляют схожую деятельность и фирменное наименование другого юридического лица включено в в единый государственный реестр вносятся юридические лица раньше фирменного наименования первого юридического лица.

4. Юридическое лицо, нарушившее правила пункта 3 настоящей статьи, обязано по требованию правообладателя прекратить использование фирменного наименования, идентичного фирменному наименованию правообладателя или сходного с ним до степени смешения, в в отношении деятельности, соответствующей виду деятельности, которую осуществляет правообладатель, и возместить правообладателю причиненные убытки.

Статья 1484. Исключительное право на товарный знак

1. Лицу, на имя которого зарегистрирован товарный знак (лицензиату), принадлежит исключительное право использования товарного знака в соответствии со статьей 1229 настоящего Кодекса не противоречащим закону способами (исключительное право на товарный знак), в том числе способами, указанными в пункте 2 настоящей статьи. Лицензиат может распоряжаться исключительным правом на товарный знак.

2. Исключительное право на товарный знак может быть осуществлено для индивидуализации товаров, работ или услуг, для которых зарегистрирован товарный знак, в том числе путем размещения товарного знака:

1) на товары, в том числе на этикетки, упаковки товаров, произведенных, предложенных для продажи, реализованных, демонстрируемых на выставках и ярмарках либо иным образом введенных в гражданский оборот на территории Российской Федерации, либо хранящихся или перевозимых для этих целей, либо ввозимых в территория Российской Федерации;

2) при выполнении работ, оказании услуг;

3) о документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот;

4) в предложениях о продаже товаров, о выполнении работ, об оказании услуг, а также в объявлениях, вывесках и рекламных объявлениях;

5) в сети Интернет, в том числе в доменном имени и с другими способами адресации.

3. Никто не вправе использовать без разрешения правообладателя обозначения, сходные с его товарным знаком в отношении товаров, для индивидуализации которых зарегистрирован товарный знак, или однородных товаров, если в результате такого использования возникнет возможность путаницы.

Пунктом 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и пунктом 5.8 методических указаний по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 также установлены следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления всех видов документов, кроме письма), бланк бланк письма, форма для определенного вида документа (кроме письма).

Общая форма организации (пример 1) может содержать следующие основные реквизиты 4 :

•  эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и статьями 1474, 1484 Гражданского кодекса Российской Федерации);
•  наименование организации — в соответствии с ее учредительными документами; сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации, размещается на бланке в скобках под полным наименованием или за ним; если в учредительных документах предусмотрено наименование на иностранном языке, оно размещается под наименованием на русском языке или справа;
•  место составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов);

а также ограничительные знаки для следующих деталей:

•  регистрационный номер документа;
•  дата документа;
•  переход к тексту.

Разработка, утверждение и введение в действие бланков

Образцы бланков документов организации обычно разрабатываются службой дошкольного образовательного учреждения, офис-отдела, секретариата или канцелярии — то есть структурным подразделением организации, в функции которого входит документальное обеспечение деятельности организации.

В свою очередь, инициаторами изготовления отдельных форм документов могут быть структурные подразделения организации или непосредственные должностные лица (если в их задачи входит представление интересов организации перед контрагентами, в частности переписка о текущей деятельности организации с право подписи формы).

В этом случае они могут в установленном порядке (а порядок разработки, утверждения и реализации форм документов может быть определен в должностной инструкции аппарата или аналогичном локальном нормативном акте организации) направить уведомление в организационный подразделение, отвечающее за разработку и изготовление бланков для производства канцелярских товаров структурному подразделению или должностному лицу. Форма документа утверждается и вводится в действие приказом по организации (пример 6).

Учет и хранение бланков

Порядок учета и хранения бланков обычно определяется в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте от организации. Прежде всего, для учета бланков, как указано в п. 5.10 методических указаний по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, регистрационные порядковые номера при необходимости могут быть прикреплены к бланкам типографским способом или специальным счетчиком.

Эти номера допускается размещать на правом, левом и нижнем полях, а также на любой другой свободной области бланка при условии, что на них в дальнейшем не будет наложен текст документа и другие реквизиты.

Учет бланков в организации можно вести в специальном журнале (пример 7).

Типы бланков

Формы обычно делятся на три типа:

1. Первая – общая форма.
2. Во-вторых, канцелярские товары.
3. Третий – форма для определенного вида документов.

В каждой компании назначенный менеджер утверждает и фиксирует типы форм в соответствии с каждым действием или требуемой информацией. Управляющий также обязан включить все виды бланков в перечень локальных нормативных актов.

Ниже мы более подробно поговорим о каждом из перечисленных видов бланков и о том, какие реквизиты на нем необходимо разместить:

• На общем бланке необходимо ввести реквизиты: 01, 02�3 по выбору, 05-07, 13.
• На бланке письма должны быть прописаны следующие реквизиты: 01, 02�3 по выбору, 05 и 08. В зависимости от конкретных бланков письма на них также должны быть внесены реквизиты 06 и 07.
• Последняя форма является формой для определенного вида документов. Реквизиты обязательно должны присутствовать на таком бланке: 01, 02�3 по выбору, 05, 09 и 13. В зависимости от особенностей каждого документа может потребоваться также внесение реквизитов 10 и 11, 16 и 17, также как 06 и 07.

Примечание! Мы предоставили максимальный перечень реквизитов, указанных в каждом документе, но руководитель организации вправе самостоятельно определить перечень необходимых реквизитов в документе, но как мы говорили ранее, эти сведения должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах организация.

Ответственность за соблюдение реквизитов, указанных в документе, несет первое лицо в компании.

Бланки документов по ГОСТ на иностранном языке

В соответствии с ГОСТ, если руководитель или сама организация отправляет документ в иностранную компанию, этот документ должен быть составлен на языке страны, для которой разрабатывается бланк. Однако в большинстве случаев руководитель организации использует английский язык.

ГОСТ отвечает за установление правил разработки бланков на двух и более языках, которые имеют право использовать русский язык в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Примечание! Для того чтобы организация имела право отправлять или получать документы от иностранных организаций, она должна утвердить и выдать бланки на двух языках, один из которых должен быть русским. А вторым языком чаще всего является английский, так как он признан международным.

Нужно ли составлять новые бланки в соответствии с ГОСТ или нет

Важно отметить, что даже если новый ГОСТ вступил в силу, руководители организаций не обязаны изменять утвержденные формы, если в этом нет необходимости. Но в случае, если руководитель компании решил создать новые формы, нужно выполнить определенный перечень действий:

1. Первый человек в компании должен передать заказ ответственным за делопроизводство на создание новых макетов бланков.
2. Сотрудники офиса должны организовать процесс создания и утверждения макетов новых бланков. В некоторых случаях организации могут просто обратиться к «аутсорсингу». Таким образом, офисные работники не отвлекаются от своих прямых обязанностей и не тратят силы на редактирование или разработку бланков.
3. Третий шаг – утвердить формы. Это может сделать только руководитель организации и только по приказу, который будет храниться в документообороте компании.
4. Последним этапом является печать готовых и утвержденных бланков в типографии. Зачастую типография или издательский отдел даже небольшого размера, но организованы в фирму, чтобы иметь возможность самостоятельно печатать документы, в том числе со специальными символами и отличительными знаками.

Если сотрудники и руководитель организации будут добросовестно следовать этим шагам, разработка новых форм для компании пройдет достаточно безболезненно и эффективно, а также с минимальными затратами ресурсов.

На какие документы распространяется действие нового ГОСТ

В соответствии с ГОСТ необходимо разрабатывать те документы, которые относятся к организационно-распорядительной документации, а также те документы, которые перечислены в УСОРД. В перечень документов, которые должны быть созданы в соответствии с ГОСТ организации и законодательства, входят:

• всевозможные законы, связанные с внутренними документами компании,
• положения,
• нормативные документы,
• инструкции, в том числе должностные инструкции,
• правила и положения,
• приказы из надзорных органов и приказы в компании,
• управленческие решения и протоколы,
• договоры найма и оказания услуг,
• действия, в том числе по выполненной работе,
• буквы
• и ссылки.