Как отправить документы по электронной почте, способы отослать отсканированный файл Ворд

Подготовка файлов

Если вам нужно отправить небольшой файл или несколько (2-5 штук), с ними ничего не сделаешь. В смысле, что приложить к письму как есть и все (об этом позже!).

Но если у вас есть десяток и более документов или отдельная папка с вложенными другими папками и файлами, вам нужно сначала заархивировать данные. Почему? Если вы прикрепите его неплотно, адресату будет не очень удобно разбирать вашу посылку; да, можно даже ненароком запутаться (выкинуть ненужное или загрузить один и тот же файл дважды).

А вот отправить папку по электронной почте, в том виде, в каком она есть на компьютере, вообще не получится. Вы просто не хотите загружать его прямо в форму электронной почты, как вы можете с отдельным файлом.

Процедура оформления не так уж и сложна:

1. Прежде всего, убедитесь, что на вашем компьютере установлена ​​программа для архивации. Если он не найден, обязательно загрузите и установите. Вы можете использовать WinRAR, WinZip или 7-Zip.

2.Выберите файлы для отправки по электронной почте:

открыть каталог, где они находятся;

если вам нужно взять группу документов, размещенных в ряд: щелкните по первому файлу левой кнопкой мыши, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, щелкните по последнему файлу в группе, при этом все документы в группе выделены.

если вам нужно выбрать файлы выборочно: нажмите на них, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

3 Поместите курсор на один из выбранных файлов. Нажмите кнопку редактирования мыши. В контекстном меню выберите «Добавить в архив… ».

4. Задайте настройки для архиватора:

• имя архива;
• формат (не нужно менять, можно оставить по умолчанию);
• ввести пароль (если информация конфиденциальная, можно ввести пароль, но не забудьте сообщить получателю, например, по телефону).

5.Нажмите ОК».

Если вы хотите заархивировать всю папку, также щелкните ее правой кнопкой мыши, включите команду «Добавить в архив…» и следуйте инструкциям выше.

Отправка писем по электронной почте

Процесс написания, а затем отправки сообщений с помощью любой службы электронной почты — это первое, с чем должен быть знаком каждый пользователь. Кроме того, по ходу статьи мы раскроем тему отправки писем по электронной почте с некоторыми подробными разъяснениями.

Помимо вышеперечисленного, стоит отметить, что практически каждый почтовый сервис хоть и имеет уникальные особенности, но основной функционал остается неизменным. Это, в свою очередь, означает, что вы, как пользователь, сможете легко решать проблемы при отправке электронных писем.

Помните, что каждое отправленное сообщение доходит до адреса почти сразу. Таким образом, невозможно отредактировать или удалить электронное письмо после его отправки.

Как отправлять на популярных почтовых сервисах

Итак, файлы готовы. Теперь осталось только их передать. Давайте научимся это делать на примере самых известных почтовых сервисов.

Обратите внимание на следующее! Если файл(ы) большие (500 Мб, 800 Мб, 1 Гб и более), их необходимо предварительно загрузить в хранилище файлов. Подробное описание этой процедуры вы найдете в инструкции.

Gmail

В форме письма

В профиле нажмите на кнопку «Написать» в левом верхнем углу. В открывшейся форме для письма вы вводите адрес получателя, тему и сопутствующий текст. Когда вы закончите письмо, нажмите на кнопку «скрепка».

В открывшемся окне откройте каталог с документами, которые хотите отправить. Выберите файлы, выборочно группу файлов или подготовленный архив. Нажмите «Открыть».

Дождитесь завершения загрузки. Щелкните Отправить. Получатель письма, нажав на названия прикрепленных файлов, сможет их скачать.

Через Google Диск

Но есть и другие способы отправки. При отправке документов, в том числе больших, может помочь Google Диск, внешнее файловое хранилище. Если у вас есть учетная запись Gmail, вам не нужно регистрироваться в службе. Просто войдите в него (через панель служб на странице поисковой системы Google), используя свои учетные данные электронной почты.

В меню хранилища выберите Мой диск. Затем нажмите на название раздела. В выпадающем списке нажмите «Загрузить файлы» или «Загрузить папку» (в Google Диске есть функция загрузки папки прямо с ПК без архивирования!).

Загрузите документы со своего компьютера. В Профиле диска выберите объект для отправки, щелкнув мышью. Нажмите кнопку «ссылка» в правом верхнем углу. Включить доступ по ссылке.

Скопируйте URL-адрес и вставьте его в электронное письмо. Сообщите получателю, что он может скачать все необходимые файлы по этой ссылке.

Примечание. Если текстовые документы отправляются в формате Word или таблицы Excel, получатель письма, перейдя по ссылке, также сможет просмотреть их во вкладке браузера (без скачивания на ПК), а также распечатать.

Если контент уже хранится на Google Диске, вы можете прикрепить файлы, оставаясь на вкладке электронной почты:

1. В форме отправки сообщения в нижней панели нажмите на иконку сервиса «Диск».

2. В окне модуля выберите тип вложения:

«Ссылка на диск» — письмо будет содержать URL загрузки (ссылка в виде имени файла).

«Прикрепляю…» – файлы загружаются в форму отправки (копии с диска прилагаются).

Примечание. Ссылки на скачивание с диска позволяют вам обмениваться документацией в Интернете через интерфейс репозитория и по электронной почте, если вы настроили общий доступ для определенных пользователей.

Яндекс

У Яндекса есть три способа отправки файлов по электронной почте. Откройте панель пересылки сообщения (кнопка «Написать»). И отправьте одним из вариантов ниже (в зависимости от того, сколько и какие файлы вы хотите отправить).

С компьютера

Чтобы отправить копию документа, хранящегося на жестком диске вашего компьютера:

1. В панели кнопок выберите «скрепки».
2. В окне Проводника укажите объекты, которые хотите прикрепить к письму, нажмите «Открыть».
3. Когда операция завершится, внизу письма появится значок файла и кнопка загрузки.

   Читайте также: Ошибка печати принтера в Windows 10 — что делать?

С Диска

Яндекс, как и Google, предоставляет пользователям файловое хранилище. Как это использовать:

1. Удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Перейдите по ссылке «Диск». Страница услуги открывается в новой вкладке.
2. Загрузить файлы на хранение.
3. Вернитесь в свой профиль электронной почты. Нажмите на кнопку «Диск».
4. Выберите документы в появившемся окне. Нажмите «Прикрепить».

Вложенные файлы

Если вам нужно отправить документ, который ранее был прикреплен к письму, сохраненному в вашем почтовом профиле:

1. Воспользуйтесь опцией «Прикрепить файлы из почты» (значок «конверт»).
2. Выберите каталог и нужный объект.
3. Нажмите «Прикрепить».

Mail.ru

У Mail.ru также есть три варианта передачи файлов:

«Прикрепить…» — стандартная загрузка с диска компьютера.

«Из почты…» — поиск вложений (из писем в аккаунте) и добавление их в форму отправки.

«из облака» — загрузка из файлового хранилища Mail.ru.

Как разместить файл в «Облаке» сервиса:

1. Нажмите на одноименный пункт в верхнем меню письма.

2. Нажмите «Загрузить», а затем «Выбрать файлы». Загрузите все необходимые документы с ПК на диск.

Совет! Если вы планируете размещать большое количество различных файлов, то лучше предварительно создать папку (соответствующая кнопка в панели) и загрузить в нее файлы.

3. Снова откройте почтовый ящик.

4. Нажмите кнопку «из облака». Выделяйте объекты щелчком мыши. Нажмите «Прикрепить».

Если документ очень большой (например, 1,5 Гб), лучше скопировать ссылку на скачивание в облаке и указать ее в письме (без прикрепления документов).

Как получить URL:

1. В облаке в блоке файлов нажмите иконку «ссылка» (справа внизу). Включить доступ.
2. Скопируйте URL-адрес и вставьте его в тело письма.

Rambler

Русскоязычный почтовый сервис Рамблер позволяет прикреплять несколько файлов. Но при этом их размер в сумме не должен превышать 20 МБ. Что, в общем-то, совсем немного. При необходимости вы можете обойти ограничение как минимум двумя способами: 1 — использовать другой адрес электронной почты; 2 — загрузить информацию на стороннее внешнее хранилище и предоставить адресату URL для скачивания.

Что использовать по умолчанию для добавления файлов в Рамблер:

1. откройте форму кнопкой «Написать».
2. Укажите все необходимые реквизиты (адреса, тема, текст, подпись).
3. Нажмите на опцию «Прикрепить файл» (находится рядом с кнопкой для активации отправки).
4. В системном окне введите каталог с файлами, выберите их и нажмите «Открыть».
5. Дождитесь завершения загрузки (прогресс отображается в панели).
6. Нажмите «Отправить… ».

Получатель увидит в письме значки переданных файлов с названиями и размерами и сможет их скачать (по отдельности или все сразу, воспользовавшись опцией «Загрузить все»).

Как ещё можно отправить текстовые документы?

Текстовый файл можно отправить прямо из системы на адрес электронной почты пользователя, которому он адресован. Обойти стандартную процедуру использования почтового ящика. Но при этом на вашем компьютере должен быть установлен почтовый клиент. Это своеобразные специальные программы для работы с электронной почтой. В интернете их много.

Вы можете установить любой. Наиболее распространенными являются: Microsoft Outlook (если у вас установлен офисный пакет от Microsoft, скорее всего, это приложение уже есть; проверьте, возможно, вам больше ничего не нужно устанавливать), Thunderbird (мощный инструмент от разработчиков знаменитого Firefox браузер), The Bat! (функционал «комбинированный» для почтовой корреспонденции с хорошим уровнем защиты).

Примечание. После установки клиента вы можете воспользоваться инструкциями, описанными в этом разделе статьи. Если трансляция не начинается, создайте ссылку в панели системных программ по умолчанию».

Word

Довольно много пользователей используют редактор Word для создания текстовых документов. Представьте, что вы используете его для мгновенной отправки текста в почтовый ящик. Нет необходимости закрывать окно Ворда, зайти в браузер, распечатать письмо и прикрепить файл с текстом. Все необходимые операции в интерфейсе.

Примечание. В этом руководстве используется Word 2010.

Чтобы отправить документ Word через интерфейс Word:

1. Сначала подготовьте программную панель к работе:

— в меню нажмите: Файл → Параметры;

— в дополнительном окне открыть подраздел «Панель быстрого доступа»;

— в списке «Выбрать команды из…» найдите и выберите пункт «Отправить по электронной почте» щелчком мыши»;

— нажать на кнопку «Добавить» (расположена между блоками); опция пересылки по электронной почте перемещена в список «Настройка панели быстрого доступа».

— Нажмите «ОК» внизу окна».

— если вы все сделали правильно, в верхней панели интерфейса редактора появится кнопка, позволяющая отправить документ на почту.

2. Откройте нужный файл в редакторе.

3. Нажмите кнопку, чтобы отправить. Word автоматически перенаправит документ в ваш почтовый клиент. Вам нужно только ввести адрес получателя и сопутствующую информацию (пояснительный текст и подпись отправителя).

Через контекстное меню

В этом методе еще меньше шагов. Откройте папку, содержащую файл, который вы хотите отправить. Затем щелкните по нему правой кнопкой мыши. Наведите курсор на пункт «Отправить» в контекстном меню. В открывшейся дополнительной панели нажмите «Получатель». Как только опция будет включена, почтовый клиент запустится. А после ввода необходимых данных можно отправить выбранный файл.

Особенности пересылки сканированных копий документов

Наверняка вы сами сканировали страницы своего паспорта, удостоверения личности или другой документации, а возможно, эта процедура была проведена специалистом по вашей просьбе. И вот наконец у вас на руках оказался файл с цифровой копией.

Сразу нужно сказать, что такой скан можно отправить с почтового ящика на Яндекс, Гугл, Mail.ru и другие почтовые сервисы, через почтовый клиент (активация опции в контекстном меню), т.е как и любой другой файл, архив. А можно использовать специальные методы – использовать сканирующее устройство для отправки копий на электронную почту.

Способ №1: через интерфейс оборудования

Примечание. На вашем устройстве алгоритм выполнения операции может отличаться от описанного (порядок шагов, дополнительные настройки). Все зависит от особенностей используемой модели сканера.

1. Поместите документ в сканер.

Примечание. Если ваше устройство многофункциональное, включите режим сканера.

2. Откройте меню на панели оборудования. И выберите режим «Отправить на почту» (опция может называться по-другому). Подтвердите запуск команды (клавиша «Ввод»).

3. Введите адрес электронной почты получателя. Если адрес ящика хранится в адресной книге, просто выберите его из списка. Запустите команду еще раз и подтвердите активацию.

4. Начните сканирование документа. После завершения операции сканированная копия будет автоматически доставлена ​​на указанный адрес электронной почты.

Способ №2: через приложение сканера

Это программное обеспечение для управления сканером (часто поставляется на диске с аппаратным обеспечением). Его также можно использовать для отправки сканов. В отличие от способа №1, опции в этом случае задаются в интерфейсе программы на компьютере, а не в меню сканера.

Как правило, после создания копии пользователь может выбрать, какую операцию выполнять над файлом дальше. Применительно к нашей задаче необходимо выполнить команду для отправки сканированной копии в почтовый ящик (кнопка может называться «Отправить письмо» на английском языке»).

Вооружитесь всеми средствами для отправки документов по электронной почте. Применяйте их по ситуации — в зависимости от того, что вам больше подходит. Главное, что вы сможете быстро и без ошибок отправить нужные файлы другим пользователям. Комфортная работа в Интернете!

Как лучше всего отправлять конфиденциальные документы?

Если вы отправляете конфиденциальную информацию по электронной почте, лучше использовать безопасную службу электронной почты или, по крайней мере, зашифровать файл. Я думаю, что отправка чего-то вроде SSN по незащищенной электронной почте может вызвать у вас проблемы с законом. Мы используем программу под названием PGP для шифрования файлов, а затем отправляем их через SFTP.