Как распечатать Эксель на одном листе: нюансы процедуры

Расходные материалы
Содержание
  1. Возможности печати в Excel
  2. Подготовка документа к печати
  3. Группа Параметры страницы
  4. Группа Вписать
  5. Печать примечаний
  6. Предварительный просмотр листа
  7. Пошаговая инструкция
  8. Как распечатать все страницы сразу
  9. Как распечатать все книги эксель
  10. Как распечатать эксель на одном листе
  11. Как распечатать выделенное
  12. Как печатать несколько листов
  13. Как распечатать на А3
  14. Способы размещения и печати листа Excel на одной странице
  15. Отрегулируйте ширину столбца (или высоту строки)
  16. Изменить масштаб (уместить все строки / столбцы на одной странице)
  17. Скрыть или удалить строки / столбцы
  18. Изменить ориентацию страницы
  19. Изменить поля страницы
  20. Уменьшить размер шрифта
  21. Вывод документа на принтер
  22. Способ 1: печать всего документа
  23. Способ 2: распечатка диапазона указанных страниц
  24. Способ 3: печать отдельных страниц
  25. Печать с двух сторон
  26. Видео: Подготовка документов к печати в Excel

Возможности печати в Excel

Программа MS Excel предоставляет возможность:

  • печатать как все данные листа, так и определенный диапазон ячеек;
  • при печати больших таблиц на нескольких страницах печатать названия строк и столбцов таблицы на каждой странице;
  • вставлять принудительные разрывы страниц при печати больших таблиц;
  • отдельная печать схемы, размещенной на листе;
  • управлять режимом печати примечаний к ячейкам листа;
  • одновременная печать нескольких листов книги или нескольких книг одновременно;
  • изменить масштаб печати, увеличив или уменьшив размер таблицы;
  • выбор масштаба под размер печатной таблицы;
  • выберите размер бумаги, ориентацию страницы, размер полей;
  • печатать страницы с верхними и нижними колонтитулами, где можно разместить различную информацию (например, дату и время печати).

Подготовка документа к печати

«ДокСтандарт» Попробуйте бесплатный инструмент для подготовки работы по ГОСТу Загрузить курсовую работу и получить отформатированную версию всего за 30 секунд Попробовать

Перед отправкой документа на печать необходимо настроить параметры печати. Режим просмотра Макет страницы и предварительный просмотр документа отображают документ почти точно так, как он будет выглядеть на бумаге.

Параметры печати можно настроить с помощью вкладки «Параметры страницы.

Для печати и предварительного просмотра документа используйте команду «Печать» в меню «Офис.

Группа Параметры страницы

  • Поля — установка полей страницы. Вы можете выбрать один из нескольких предложенных вариантов или ввести собственный размер с помощью команды «Пользовательские поля». Поля можно изменить при предварительном просмотре документа.
  • Ориентация — выберите ориентацию страницы из двух возможных вариантов: книжная или альбомная. По умолчанию книга.
  • Размер — выберите размер бумаги из нескольких вариантов или введите дополнительный размер с помощью команды «Другие размеры страницы.
  • Область печати — выбор выделения из всей таблицы для постоянной печати. Для этого выберите нужный диапазон и выберите команду «Установить». Печатная область листа в обычном режиме или в режиме разметки страницы обозначается тонкой пунктирной линией.При необходимости измените размер области печати, перетащив рамку. При выборе несмежных областей каждая из них будет напечатана на отдельной странице. Чтобы снять выделение, необходимо выполнить команду Удалить.
  • Разрывы – используется для настройки многостраничной печати. Автоматическая нумерация страниц не всегда успешна. В этом случае сдвиг страницы можно отрегулировать. Для этого выберите столбец (или строку), перед которым вы хотите вставить разрыв, и выберите команду «Вставить разрыв страницы». Команда Сбросить разрывы страниц удаляет установленные разрывы страниц.
  • Печатать заголовки — при печати большой таблицы, не помещающейся на одной странице, заголовки строк и столбцов по умолчанию печатаются не на всех страницах, что очень неудобно. Чтобы настроить печать колонтитулов на каждой странице, в диалоговом окне Параметры страницы, открывающемся после нажатия кнопки Печать колонтитула, на вкладке листа необходимо указать строку и столбец, которые необходимо печатать на каждой странице, в строках просмотра и через поля столбцов.

Группа Вписать

  • Масштаб — показывает масштаб печати от фактического размера. По умолчанию 100%. Минимальный масштаб 10%, максимальный 400%.
  • Ширина и Высота – используются для выбора такого масштаба печати, чтобы таблица помещалась на заданном количестве страниц. Для этого окна выбирают количество сторон по ширине и высоте, на которых должен быть размещен стол. В этом случае печать возможна только в масштабе с уменьшением.

Печать примечаний

Для настройки печати заметок в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке листа в раскрывающемся списке Заметки выберите режим печати заметок: в конце листа или как на листе.

Предварительный просмотр листа

Предварительный просмотр листа перед печатью открывается из меню команды «Печать» (кнопка Office). Это откроет документ в специальном окне предварительного просмотра. Чтобы выйти из этого режима, вы можете нажать клавишу Esc или кнопку «Закрыть окно предварительного просмотра.

Пошаговая инструкция

В Excel листы и книги можно печатать как целиком, так и частями, по одному листу или выборочно, ограничений нет, главное знать, где находятся все эти настройки.

Так же в настройках вы можете выбрать размер бумаги от 22х11 см до формата А3, если у вас закончилась бумага вы можете купить ее на https://lucky-print.biz/fotobumaga-a3, а это значит, что даже если у вас есть Большую таблицу Вы легко сможете распечатать в нужном Вам формате.

В этом уроке мы подробно расскажем и покажем, как распечатать документ Excel.

Как распечатать все страницы сразу

Прежде всего, мы покажем, как распечатать все страницы в Excel сразу.

откройте файл Excel, затем нажмите «Файл»

Выберите «Печать».

Для печати всех страниц в настройке должен быть выбран пункт «Печать выбранных страниц», поля «Страницы» должны быть пустыми.

Как распечатать все книги эксель

Чтобы распечатать все книги Excel, сначала перейдите в настройки. Выберите «Файл» > «Печать». В настройках выберите «Распечатать всю книгу». Вот и все, осталось распечатать.

Как распечатать эксель на одном листе

Выберите «Файл» > «Печать» или нажмите CTRL+P. Затем выберите Вписать лист в одну страницу в параметрах. Нажмите «Печать»

Как распечатать выделенное

Для начала выберите область, которую хотите распечатать. Затем нажмите «Файл» > «Печать» или нажмите CTRL+P.

Затем выберите «Распечатать выбор» в «Настройках». Нажмите «Печать» в этом поле»

Как печатать несколько листов

Для начала выберите «Файл», а затем «Печать». После этого в настройках необходимо указать номер страницы для печати. Укажите нужные страницы, нажав «Печать»

Как распечатать на А3

Распечатать документ на бумаге формата А3 не проблема. Выберите «Файл» > «Печать». Теперь в разделе размера страницы выберите «A3» и нажмите «Печать».

Вот и все, мы показали 7 вариантов, как распечатать документ Excel. Если вы не нашли нужный вам вариант или возникли вопросы в процессе, вы можете написать комментарии к этой инструкции и мы постараемся вам помочь.

Способы размещения и печати листа Excel на одной странице

Теперь давайте посмотрим, какие методы можно использовать, чтобы разместить все данные электронной таблицы на одной странице, а затем распечатать отчет на одной странице (или меньшем количестве страниц).

Отрегулируйте ширину столбца (или высоту строки)

Во многих случаях столбцы не должны быть слишком широкими.

А поскольку это напрямую влияет на то, сколько данных печатается на одной странице, вы можете сэкономить много бумаги, просто уменьшив ширину столбца.

Но как узнать, достаточно ли вы сделали или нет? Как узнать, насколько нужно уменьшить ширину столбца, чтобы все поместилось на одной странице?

Чтобы сделать это проще, вы можете использовать представление макета страницы в Excel, которое показывает вам в реальном времени, сколько данных будет напечатано на каждой странице вашего отчета.

Ниже приведены инструкции по переключению в режим макета страницы и последующему уменьшению ширины столбца:

  1. Щелкните вкладку Вид на ленте.
  2. В группе «Просмотр книги» выберите параметр «Макет страницы». Это изменит способ отображения данных (и вы увидите шкалы вверху и слева от листа).
  3. Уменьшите ширину столбца, чтобы он поместился на одной странице. Для этого поместите курсор на границу курсора заголовка столбца, размер которого вы хотите уменьшить. Затем нажмите и перетащите.

Как только вы соберете все данные на одной странице, вы можете ее распечатать.

В некоторых случаях вы можете обнаружить, что данные в ячейке обрезаются и не отображаются полностью. Это часто происходит при изменении ширины столбца. Вы можете исправить это, включив параметр «Перенос текста» в Excel.

Чтобы вернуться к обычному виду (и выйти из режима макета страницы), щелкните вкладку «Вид», затем щелкните «Обычный».

Изменить масштаб (уместить все строки / столбцы на одной странице)

В Excel есть встроенная опция, позволяющая масштабировать лист так, чтобы на одной странице помещалось больше строк/столбцов.

Когда вы это делаете, он просто масштабирует все, чтобы уместить все столбцы или строки на одной странице.

Допустим, у вас есть лист, на котором при печати столбцы переходят на следующий лист.

Ниже приведены шаги по уменьшению листа во время печати:

  1. Перейдите на вкладку «Файл.
  2. Нажмите «Печать» (или используйте горячую клавишу — Ctrl + P)
  3. В окне печати выберите параметр «Масштабирование» (последний параметр слева).
  4. Нажмите на один из вариантов:
    • По размеру листа на одну страницу
    • Съел все столбцы на одной странице
    • Разместите все строки на одной странице

Приведенные выше шаги будут масштабировать лист по размеру страницы (в зависимости от выбранных вами параметров). Вы также сможете увидеть, как будут выглядеть данные в предварительном просмотре листа справа.

Параметр «По размеру листа на одной странице» подходит, когда у вас всего несколько перекрывающихся строк/столбцов. Если их много, использование этого параметра может привести к тому, что напечатанные данные будут слишком маленькими для чтения.

Это не влияет на данные электронной таблицы. Он масштабирует данные только для печати.

Скрыть или удалить строки / столбцы

Еще один умный способ получить все на одной странице при печати — скрыть ненужные столбцы или строки.

У вас всегда есть возможность сделать их снова видимыми, если они понадобятся вам позже, но скрытие их во время печати гарантирует, что вы оптимизируете пространство и используете меньше страниц для печати.

Чтобы скрыть строку/столбец, просто выделите их, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Скрыть».

Опять же, лучше сначала войти в режим макета страницы, а затем сделать это. Это гарантирует, что вы сможете увидеть, сколько строк/столбцов вам нужно скрыть, чтобы разместить все данные на одной странице в Excel.

А вот шаги для отображения строк/столбцов в Excel.

Изменить ориентацию страницы

Если у вас несколько столбцов и строк, имеет смысл изменить ориентацию страницы во время печати.

В Excel есть две ориентации;

  • Книжная (по умолчанию в Excel) — печатает больше строк, чем столбцов.
  • Альбомная: Печатает больше столбцов, чем строк.

Если у вас больше столбцов, чем строк (как показано ниже), вы можете изменить ориентацию страницы на Альбомную, чтобы ваши данные помещались и печатались на одной странице.

Ниже приведены шаги для изменения ориентации страницы в Excel:

  1. Нажмите на вкладку «Разметка страницы».
  2. В группе «Макет страницы» щелкните селектор диалогового окна. Откроется диалоговое окно «Параметры страницы».
  3. Щелкните вкладку Страница в диалоговом окне (если она еще не выбрана)
  4. Для Ориентации выберите Пейзаж.
  5. Нажмите «ОК.

Теперь вы можете переключиться в режим предварительного просмотра и посмотреть, как будет выглядеть распечатанный отчет.

Сочетание клавиш для открытия диалогового окна «Параметры страницы» ALT + P + S + P (нажмите эти клавиши последовательно)

Кроме того, вы также можете изменить ориентацию окна предварительного просмотра, выбрав Альбомную ориентацию в раскрывающемся списке настроек.

Изменить поля страницы

Иногда у вас просто есть дополнительный столбец или два, которые печатаются на новой странице (или несколько дополнительных строк, которые переносятся на следующую страницу).

Небольшая настройка полей страницы может помочь вам разместить все на одной странице.

Если вам интересно, что такое поля страницы, то при печати листа Excel каждая напечатанная страница будет иметь отверстия по краям. Это сделано специально для того, чтобы данные выглядели хорошо при печати.

У вас есть возможность уменьшить это пространство (поля страницы) и разместить больше данных на одной странице.

Ниже приведены шаги, чтобы уменьшить поля страницы в Excel:

  1. Нажмите на вкладку «Разметка страницы».
  2. Нажмите «Поля» в группе «Макет страницы».
  3. Нажмите «Сузить»

Вышеупомянутые шаги уменьшат поля страницы, и вы можете увидеть, что некоторые дополнительные строки/столбцы сжаты на той же странице.

Если вы хотите еще больше уменьшить поля страницы, выберите параметр «Поля» на ленте, а затем нажмите «Пользовательские поля». Откроется диалоговое окно «Параметры страницы», в котором можно дополнительно настроить поля.

Читайте также: Как распечатать карту в хорошем качестве: инструкция

Уменьшить размер шрифта

Еще один простой способ быстро разместить несколько дополнительных строк/столбцов (которые теперь печатаются на дополнительных листах) на одной странице — уменьшить размер шрифта.

Это может позволить вам изменить размер нескольких столбцов, чтобы они поместились на одной странице при печати.

Это может быть полезно, когда вы печатаете данные, которые обычно вписываются в приложение — то, что вам нужно, но никто не читает или не заботится об этом.

Вывод документа на принтер

Прежде чем приступить к печати документа, следует убедиться, что принтер правильно подключен к компьютеру и в операционной системе Windows выполнены необходимые настройки.

Кроме того, имя устройства, на которое вы планируете печатать, должно отображаться в интерфейсе Excel. Чтобы убедиться в правильности подключения и настроек, перейдите на вкладку «Файл». Затем перейдите в раздел «Печать».

В центральной части открывшегося окна в блоке «Принтер» должно отображаться название устройства, на котором вы планируете печатать документы.

Однако даже если устройство отображается корректно, это не гарантирует, что оно подключено. Этот факт говорит лишь о том, что он правильно настроен в программе. Поэтому перед печатью необходимо убедиться, что принтер включен и подключен к компьютеру через кабель или беспроводную сеть.

Способ 1: печать всего документа

После подтверждения подключения можно приступить к печати содержимого файла Excel. Самый простой способ — распечатать весь документ. Здесь мы начинаем.

    1. Перейдите на вкладку «Файл».
    1. Затем перейдите в раздел «Печать», нажав на соответствующий пункт в левом меню открывшегося окна.
    1. Запустится окно печати. Следующим шагом является выбор устройства. В поле «Принтер» должно появиться название устройства, на котором вы планируете печатать. Если там появится имя другого принтера, нажмите на него и выберите соответствующий вариант из выпадающего списка.
    1. После этого переходим в блок настроек ниже. Так как нам нужно распечатать все содержимое файла, кликаем по первому полю и из открывшегося списка выбираем «Распечатать всю книгу».
    1. В следующем поле вы можете выбрать тип печати:
      • Односторонняя печать;
      • Двусторонний с флипом по относительно длинному краю;
      • Двусторонний с подворотом относительно короткой кромки.

      Здесь уже приходится делать выбор в соответствии с конкретными целями, но по умолчанию установлен первый вариант.

    1. В следующем разделе вы должны выбрать, будем ли мы анализировать печатный материал на копии или нет. В первом случае, если распечатать несколько копий одного и того же документа, все листы будут распечатаны сразу по порядку: первая копия, затем вторая и т.д.Во втором случае принтер распечатает все копии первого листа сразу со всеми копиями, затем с другой и т д. Эта опция особенно полезна, если пользователь печатает много копий документа, и значительно упрощает сортировку элементов. Если вы печатаете одну копию, этот параметр совершенно не важен для пользователя.
    1. Очень важным параметром является Ориентация. Это поле определяет, должна ли печать быть в книжной или альбомной ориентации. В первом случае высота листа больше ширины. В альбомной ориентации ширина листа больше высоты.
    1. Следующее поле определяет размер печатного листа. Выбор этого критерия зависит в первую очередь от размера бумаги и от возможностей принтера. В большинстве случаев используется формат А4. Он настроен на настройки по умолчанию. Но иногда приходится использовать другие доступные размеры.
  1. В следующем поле вы можете ввести размер полей. По умолчанию используются обычные поля. При таком типе настроек размер верхнего и нижнего полей составляет 1,91 см, правого и левого полей — 1,78 см. Кроме того, можно установить следующие типы размеров полей:
    • Широкий;
    • Узкий;
    • Последнее пользовательское значение.

    Размер поля также можно установить вручную, как это сделать, мы обсудим ниже.

  2. В следующем поле настраивается масштабирование листа. Для этой опции доступны следующие параметры:
    • Текущий (печатает листы в натуральную величину) — по умолчанию;
    • Введите лист на одной странице;
    • Разместите все столбцы на одной странице;
    • Напишите все строки на одной странице.
  3. Кроме того, если вы хотите установить масштаб вручную, задав конкретное значение, и не используя вышеуказанные настройки, вы можете перейти к пункту «Параметры пользовательского масштабирования». Как вариант, вы можете нажать на надпись «Разметка страницы», которая находится в самом низу в конце списка полей настроек.
  4. При любом из вышеперечисленных действий происходит переход в окно под названием «Параметры страницы». Если в настройках выше можно было выбирать между предустановленными настройками, то здесь у пользователя есть возможность адаптировать отображение документа как ему хочется (книжное или альбомное), размер бумаги и качество печати (600 dpi) стандартно).
  5. Во вкладке «Поля» можно тонко настроить размер полей. Помните, что мы говорили об этой возможности чуть выше. Здесь вы можете ввести точные, выраженные в абсолютных значениях, параметры для каждого поля. Кроме того, вы можете мгновенно установить горизонтальное или вертикальное центрирование.
  6. На вкладке «Верхние и нижние колонтитулы» вы можете создавать верхние и нижние колонтитулы и настраивать их размещение.
  7. Во вкладке «Лист» можно настроить отображение сплошных строк, т.е строк, которые будут печататься на каждом листе в определенном месте. Кроме того, вы можете сразу настроить порядок отправки листов на принтер, а также распечатать саму сетку листа, которая по умолчанию не печатается, заголовки строк и столбцов и некоторые другие элементы.
  8. После завершения всех настроек в окне «Параметры страницы» не забудьте нажать кнопку «ОК» внизу, чтобы сохранить их для печати.
  9. Возвращаемся в раздел «Печать» вкладки «Файл». Область предварительного просмотра расположена в правой части открывшегося окна.Он показывает часть документа, которая выводится на принтер. По умолчанию, если вы не вносили никаких дополнительных изменений в настройки, должно быть напечатано все содержимое файла, а значит, весь документ должен отображаться в области предварительного просмотра. Чтобы подтвердить это, вы можете прокрутить полосу прокрутки.
  10. После того, как параметры, которые вы считаете необходимыми, введены, нажмите кнопку «Печать» в одноименном разделе на вкладке «Файл».
  11. После этого все содержимое файла будет распечатано на принтере.

Также есть опция настройки печати. Это можно сделать, перейдя на вкладку «Разметка страницы». Элементы управления режимом печати находятся на панели инструментов «Разметка страницы». Как видите, они почти такие же, как и во вкладке «Файл» и управляются по тем же принципам.

  • Для перехода в окно «Разметка страницы» необходимо нажать на иконку в виде косой стрелки в правом нижнем углу одноименного блока.
  • После этого будет запущено уже известное нам окно параметров, где можно выполнить действия по вышеописанному алгоритму.

Способ 2: распечатка диапазона указанных страниц

Выше мы рассмотрели, как настроить печать книги целиком, а теперь давайте рассмотрим, как это сделать для отдельных элементов, если мы не хотим печатать весь документ.

  1. В первую очередь нам нужно решить, какие страницы счета будут распечатаны. Для выполнения этой задачи необходимо войти в страничный режим. Это можно сделать, нажав на иконку «Страница», которая находится в строке состояния с правой ее стороны. Есть и другой вариант перехода. Для этого перейдите на вкладку «Вид». Затем нажмите кнопку «Режим страницы», которая находится на ленте в блоке настроек «Режим просмотра книги».
  2. После этого начинается постраничный просмотр документа. Как видите, листы в нем отделены друг от друга пунктирными границами, а их нумерация видна на фоне документа. Теперь нам нужно запомнить числа на страницах, которые мы собираемся распечатать.
  3. Как и прежде, переходим на вкладку «Файл». Затем перейдите в раздел «Печать».
  4. В настройках есть два поля «Страницы». В первом поле указываем первую страницу в области, которую хотим напечатать, а во втором — последнюю. Если вам нужно напечатать только одну страницу, вы должны указать количество в обоих полях.
  5. После этого при необходимости выполняем все настройки, о которых шла речь по способу 1. Затем нажимаем на кнопку «Печать».
  6. Затем принтер печатает указанный диапазон страниц или один лист, указанный в настройках.

Способ 3: печать отдельных страниц

Но что, если вам нужно напечатать не одну область, а несколько областей страницы или несколько отдельных листов? Если листы и диапазоны в Word можно указывать через запятую, в Excel такой возможности нет. Но все же выход из этой ситуации есть, и он заключается в инструменте под названием «Область печати».

  1. Переходим в страничный режим в Excel одним из рассмотренных выше способов. Затем зажмите левую кнопку мыши и выберите область для страниц, которые мы собираемся распечатать. Если вам нужно выделить большой диапазон, сразу кликните по верхнему элементу (ячейке), затем перейдите к последней ячейке в диапазоне и кликните по ней левой кнопкой мыши, удерживая нажатой клавишу Shift.Таким образом, вы можете выбрать несколько последовательных страниц одновременно. Если мы также хотим напечатать ряд других областей или листов, то выбираем нужные листы кнопкой Ctrl вниз. Таким образом, все необходимые элементы будут выделены.
  2. Далее перейдите на вкладку «Разметка страницы». На панели инструментов «Параметры страницы» на ленте нажмите кнопку «Область печати». После этого появится небольшое меню. Выберите в нем пункт «Спросить».
  3. После этого действия вернитесь на вкладку «Файл».
  4. Затем перейдите в раздел «Печать».
  5. В настройках в соответствующем поле выберите пункт «Печать выделения».
  6. При необходимости производим другие настройки, которые подробно описаны в способе 1. После этого в области предварительного просмотра смотрим, какие листы печатаются. Там должны присутствовать только те фрагменты, которые мы выбрали на первом шаге этого метода.
  7. После того, как все настройки введены и вы убедились, что они корректно отображаются в окне предварительного просмотра, нажмите «Печать».
  8. После этого действия выбранные листы должны быть распечатаны на принтере, подключенном к компьютеру.

Кстати, таким же образом, указав область выделения, можно печатать не только отдельные листы, но и отдельные области ячеек или таблиц внутри листа. Принцип выбора остается таким же, как и в ситуации, описанной выше.

Как видите, чтобы настроить печать необходимых элементов в Excel в нужном вам виде, придется немного повозиться. Половина проблемы, если вам нужно напечатать весь документ, но если вы хотите напечатать отдельные элементы (области, листы), то начинаются трудности. Но если вы знакомы с правилами печати документов в этой таблице, то сможете решить проблему.

Печать с двух сторон

Начните с перехода к настройкам печати Файл, Печать. Затем нужно выбрать «Двусторонняя печать» и нажать «Печать»

Видео: Подготовка документов к печати в Excel

Оцените статью
Блог про принтеры
Adblock
detector