Как сканировать документы с принтера: популярные способы

Подготовительный этап

Прежде чем приступить непосредственно к процедуре сканирования, следует провести подготовительные мероприятия. Такой подход предотвратит дальнейшие проблемы и технические ошибки.

• Вы должны убедиться, что устройство имеет правильный параметр. На современном рынке оргтехники представлено множество многофункциональных устройств. Однако нередко можно найти модели, не позволяющие сканировать. Необходимо ознакомиться с инструкцией по использованию устройства, которая должна присутствовать в его паспорте.
• Далее проверьте правильность подключения устройства. Современные технологии дают пользователям массу возможностей, поэтому, «подключившись» к компьютеру, вы сможете выполнять все манипуляции. Несмотря на это, не все ПК и МФУ способны поддерживать этот формат. Как правило, при покупке сканера или принтера в коробке уже есть USB-кабель, который необходимо использовать для взаимодействия с ПК.
• После этого убедитесь, что устройство правильно подключено, нажав кнопку устройства. Если индикаторы никак себя не проявляют, стоит перепроверить правильность функционирования оборудования. Некоторые устройства требуют установки драйверов, поэтому вам, возможно, придется столкнуться и с этой проблемой.
• С того момента, как бумага окажется в сканере, плотно закройте крышку и нажмите кнопку, чтобы начать процесс.

Важно! Обратите внимание на индивидуальные особенности сканера. Рядом со стеклянной поверхностью должен быть символ, который укажет способ размещения документа.

Особенности сканирования документа на компьютер

Даже если ваше устройство является МФУ и имеет сканер, этого все равно недостаточно, чтобы сразу приступить к печати. Каждая аппаратная часть компьютера имеет свое собственное программное обеспечение. Он должен показать ПК, как работать с этим оборудованием. Если вы являетесь владельцем принтера, дискета с драйверами должна быть включена. Вам необходимо установить его на диск вашего компьютера и установить программу.

Диск с драйверами принтера

После того, как необходимое программное обеспечение будет установлено, принтер будет готов к использованию. Теперь вы можете легко сканировать нужные вам документы.

Нажмите кнопку питания или включения/выключения

Вставьте шнур питания принтера в розетку и нажмите кнопку «Питание».

Дальнейшая процедура:

1. Вам нужно открыть крышку, скрывающую экран сканера;
   
   откройте крышку сканера, чтобы поместить документ
2. Затем вы помещаете изображение или текст в нижнюю часть бумаги, с которой хотите сканировать информацию;
   
   Поместите документ на сканер
3. Закройте крышку принтера, чтобы прижать ее и таким образом распределить бумагу перед сканирующим лучом;
   
   Закройте крышку принтера
4. Теперь вам нужно перейти к своему компьютеру, чтобы настроить процесс. Чтобы открыть Панель управления в любой Windows, нажмите вместе WIN + PAUSE и вверху выберите «Панель управления»;
5. Далее найдите пункт под названием «Устройства и принтеры». Если его нет, вы можете ввести его в поле поиска выше;
6. При входе в раздел с принтерами нужно выбрать курсором мыши тот, с которым вы хотите работать;
   
   Выберите нужный принтер из предложенных
7. Нажмите кнопку «Начать сканирование» в верхней части панели. Если кнопки нет, щелкните правой кнопкой мыши значок принтера и выберите этот параметр в контекстном меню;
   
   Нажмите кнопку «Начать сканирование
8. В новом окне вы можете настроить некоторые параметры сканирования. После завершения настройки нажмите кнопку «Сканировать» внизу.
   
   Настроить параметры сканирования

Ход процесса будет виден на экране компьютера. После завершения дайте новому файлу имя, а также путь, по которому он будет сохранен. Таким образом, важные документы сканируются на экране ПК.

Что значит DPI при печати или копировании документа

Вы наверняка заметили пункт DPI при настройке параметров печати, значение которого можно изменить. Это аббревиатура, расшифровывающаяся как «точек на дюйм». Если вы видите значение: 200 x 400 DPI, вы можете представить себе прямоугольник площадью 200 x 400 пикселей. При этом точки в принтере могут по-разному наноситься на поверхность бумаги при копировании или печати. Так как он лазерный, струйный, матричный. Этот индикатор также поможет сделать сканирование более качественным.

Проверка совместимости

Перед началом процесса сканирования проверьте совместимость устройств. Тем не менее, в данном материале речь идет об относительно новой операционной системе Windows 10, тогда как принтер или сканер могут быть выпущены до выхода текущей операционной системы.

В любом случае, даже если вы используете старое оборудование, обязательно установите последние версии драйверов, скачав их с сайта производителя. Также проверьте, совместим ли ваш сканер с операционной системой Windows 10. И даже если на бумаге проблем с совместимостью нет, на практике все может быть иначе. В этом случае настоятельно рекомендуется дочитать материал до конца, так как в последнем разделе будут разобраны распространенные ошибки и представлены способы их исправления.

Установка сканера

После проверки совместимости можно подключать оборудование к компьютеру. Сделать это можно как после установки необходимых драйверов, так и после. Рекомендуемая инструкция по подключению следующая:

• Включите доступ в Интернет на вашем компьютере.
• Подключите принтер или сканер к источнику питания, затем подключите оборудование к ПК (обычно с помощью USB-кабеля).
• Убедитесь, что ваш компьютер распознает сканер. На панели задач должно появиться соответствующее уведомление.
• Драйвер должен автоматически загружаться из Интернета. Если этого не произошло, скачайте дистрибутив самостоятельно с официального сайта производителя.

Установка программного обеспечения завершает процесс подключения оборудования. После этого можно продолжить сканирование документов, которое осуществляется несколькими способами.

Быстрое сканирование

Как следует из названия, это самый простой способ сканирования документов. Для начала включите сканер, а затем поместите лист с необходимой информацией под обложку. Что я должен делать дальше?

Для сканирования документов также можно просто использовать кнопки на корпусе принтера. Присмотритесь к своему снаряжению и нажмите соответствующую клавишу. Затем отсканированное изображение автоматически сохраняется на вашем компьютере.

Если кнопка на коробке оборудования не найдена, можно использовать программу сканирования. Итак, после подключения принтера на компьютере появляется стандартная утилита, позволяющая использовать как настольный, так и сетевой сканер. Чтобы это произошло, вам нужно сделать несколько шагов:

• Поместите лист бумаги под крышку сканера.
• откройте «Панель управления» через поле поиска в Windows или другим удобным способом.

• Перейдите в «Оборудование и звук», а затем «Устройства и принтеры».

• Щелкните правой кнопкой мыши имя вашего устройства.
• Нажмите кнопку «Начать сканирование».

• Укажите интересующие параметры. Например, включить улучшение изображения.
• Нажмите кнопку «Сканировать».

Через несколько секунд файл будет готов и сохранен в памяти компьютера, а по завершении операции на экране появится сообщение об успешном завершении процесса.

Приложение «Сканер»

Ранее мы говорили об инструментах производителя принтера, но в Windows 10 есть и стандартная программа, позволяющая сканировать документ в PDF или другой формат, в зависимости от предпочтений пользователя. Приложение называется Сканер. Сначала его необходимо установить через Microsoft Store.

Чтобы получить документ в виде файла в память вашего компьютера, вам необходимо:

• Поместите лист бумаги под крышку принтера.
• Запустите приложение.

• Введите необходимые настройки.

• Нажмите кнопку «Сканировать».

На заметку. По умолчанию отсканированные документы сохраняются в папке «Изображения», найти которую можно через раздел «Быстрый доступ» «Проводника».

Перед началом процесса сканирования вы можете проверить, насколько правильно документ размещен под крышкой устройства. Для этого универсальная программа предлагает нажать на кнопку «Просмотреть». Затем вы можете добавить еще один лист и отсканировать следующий.

Что делать, если сканер не работает

В процессе эксплуатации пользователи периодически сталкиваются с разного рода проблемами. Либо принтер не может отсканировать документ, либо компьютер не может обнаружить оборудование. Вне зависимости от типа проблемы см один из представленных способов исправления ошибок.

Утилита устранения неисправностей

Если принтер не определяется компьютером или служба не отвечает, воспользуйтесь стандартным способом устранения неполадок:

• откройте раздел с печатающими устройствами в «Панели управления».

• Щелкните правой кнопкой мыши имя вашего принтера.
• Нажмите на кнопку «Устранение неполадок».

Тогда система либо решит проблему сама, либо даст рекомендации по устранению неполадок. Используйте их для сканирования документа.

Читайте также: Как сканировать одним файлом несколько страниц: программы и способы

Ручная установка оборудования

Если компьютер не видит принтер и он не отображается в панели управления, необходимо установить оборудование вручную. Соедините устройства проводами и сделайте следующее:

• откройте «Настройки» через меню «Пуск».

• Перейдите в «Устройства», а затем «Принтеры и сканеры».

• Нажмите кнопку «Добавить устройство».

• Нажмите на надпись «Принтер отсутствует в списке», а затем — «Мой принтер очень старый».
• Выберите модель оборудования.

Если это не поможет, принудительно установите драйверы устройств. После этого проблема должна быть решена.

Сканирование документов на компьютер

Многие не умеют сканировать, а необходимость в этом может возникнуть в любой момент. Например на работе или в государственных учреждениях, где каждый документ нужно сканировать в большом количестве копий. Итак, как вы собираетесь это делать? Есть несколько эффективных способов!

Через мастер работы со сканером

Наиболее распространенным методом оцифровки «живого» документа является взаимодействие с мастером сканера, где для достижения результата необходимо следовать следующему алгоритму:

• Включите сканер и убедитесь, что он активен. Проверьте стеклянную панель под крышкой — на ней не должно быть пыли, мусора, разводов и т.д.
• Возьмите документ или изображение, которое хотите «перенести» на компьютер, положите предмет на стекло лицевой стороной вниз. Опустите крышку.
• Нажмите кнопку «Пуск» на своем компьютере, найдите вкладку «Панель управления».

• Далее — «Устройства и принтеры».

• В некоторых операционных системах после открытия панели управления может потребоваться нажать на раздел «Звук и оборудование», и только после этого мы сможем найти нужные нам «Устройства и принтеры».

• Перед вами откроется окно, в котором будут отображаться подключенные к ПК устройства. Найдите принтер по имени и щелкните правой кнопкой мыши изображение.
• Активируйте команду «Начать сканирование», вы увидите параметры, которые можно настроить в соответствии с индивидуальными предпочтениями, после чего вы сможете предварительно просмотреть, как документ будет выглядеть на скане. Чаще всего нужно изменить разрешение и яркость изображения.

• Все хорошо? Нажмите «Сканировать» и подождите, пока ваш файл появится на экране вашего компьютера. Тогда останется только сохранить.

Возможность системы Windows

Иногда невозможно сделать копию с помощью Paint или другой программы. Для такого случая предусмотрен другой вариант, не особо сложный, но и достаточно непривлекательный среди прочих из-за низкой технологичности.

1. Для начала заходим в «Пуск», где нас интересует раздел «Устройства и принтеры».

Далее нужно найти текущий сканер, который необходимо подключить к компьютеру. Также должны быть установлены драйвера. Делаем простой клик правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем «Начать сканирование»

Сразу после этого открывается новое окно, в котором мы можем изменить некоторые основные элементы, например формат будущего цифрового аналога или ориентацию изображения. Единственное, что здесь влияет на качество изображения, это два ползунка «Яркость» и «Контрастность»

Здесь, как и во втором способе, есть вариант первого просмотра отсканированного документа. Это также экономит время, позволяя оценить точность процедуры. Если есть некоторая уверенность, что все расположено и настроено правильно, можно сразу нажать «Сканировать». Сразу после этого появится небольшое окошко, сообщающее о ходе процедуры сканирования. Как только полоса будет заполнена до конца, можно будет хранить готовый материал.

Для этого не нужно ничего нажимать, просто в правом нижнем углу экрана появляется другое окно, предлагающее выбрать имя для документа. Стоит отметить, что здесь очень важно выбрать правильные настройки в разделе «Параметры импорта». Например, необходимо указать место хранения, удобное для пользователя.

Готовый файл нужно искать в созданной папке, где был указан путь. На этом анализ метода закончен.

В итоге можно сказать, что сканирование документов не такая уж и сложная задача. Однако иногда достаточно использовать стандартные средства Windows, а не что-то скачивать и устанавливать. Так или иначе, выбор остается за пользователем.

Программа Paint

Это самый простой способ и требует только установленной операционной системы Windows и набора стандартных программ, из которых обязательно должен присутствовать Paint.

1. Сначала необходимо установить принтер и подключить его к компьютеру. Подразумевается, что этот этап уже пройден, поэтому просто кладем нужный документ лицевой стороной вниз на стекло сканера и закрываем его.
2. Далее нас интересует вышеупомянутая программа Paint. Запускаем любым удобным способом.
3. Появляется пустое окно. Нас интересует кнопка с белым прямоугольником, которая находится в левом верхнем углу. В Windows 10 он называется «Файл».
4. После нажатия находим раздел «От сканера и камеры». Естественно, под этими словами подразумевается способ добавления цифрового материала в рабочую среду программы Paint. Сделайте один клик.
5. Практически сразу появится другое окно, предлагающее больше возможностей для сканирования документа. Может показаться, что этого мало, но на самом деле вполне достаточно для настройки качества. Если менять пожелания не на что, выбирайте либо черно-белый вариант, либо цветной.
6. Затем вы можете выбрать «Просмотр» или «Сканировать». В целом разницы в результатах не будет, но первая функция все же позволит чуть быстрее увидеть цифровую версию документа, а это приведет к пониманию, насколько точным будет результат. Если вас все устраивает, то выберите кнопку «Сканировать».
7. Результат будет загружен в рабочее окно программы, что позволяет быстро оценить, достаточно ли качественно проведена работа или нужно что-то подправить и повторить процедуру.
8. Для сохранения готового материала необходимо нажать кнопку, расположенную в
   в левом верхнем углу, но уже выберите «Сохранить как». Лучше всего навести курсор на стрелку, которая откроет быстрый выбор доступных форматов. Мы рекомендуем использовать первый вариант, так как PNG обеспечивает наилучшее качество.

На этом анализ первого и простейшего метода заканчивается.

Специальное программное обеспечение

Любой принтер или МФУ в комплекте имеет диск, на котором установлены драйвера и ПО. При использовании этого метода выполняются следующие действия:

• открыть список программ;
• поиск приложений;
• запуск;
• нажмите кнопку сканирования;
• выбор типа, формата, яркости и разрешения;
• указать место хранения папки назначения;
• исправить ошибки, если они есть.

Сторонние программы

В Интернете можно найти большое количество платных и бесплатных программ, помогающих сканировать файлы. Они оснащены достаточно современным интерфейсом и большими возможностями обработки, например, одних и тех же изображений. Собственно, это больше для домашнего компьютера, потому что не каждый готов отдавать деньги за софт в офисе.

1. VueScan — лучший инструмент для анализа. Это программное обеспечение, где есть много различных настроек. Кроме того, это удобно и практично.
2. Довольно часто настройки по умолчанию подходят людям, которым необходимо сканировать различные документы, не требующие высокого качества. Поэтому просто нажмите на кнопку «Показать».
3. Затем расположите кадр так, чтобы на будущем цифровом аналоге не осталось пустых мест, и нажмите «Сохранить».
4. Всего за несколько шагов программа выдает нам готовый, качественный файл.

Сканирование с помощью специального ПО

Существует несколько программ для сканирования документов. Работая с ними, можно добиться гораздо лучшего качества конечного файла. Упомянем некоторые из них.

ABBYY FineReader

Благодаря этому ПО легко сканировать большое количество текстовых документов, а также обрабатывать изображения с камер на смартфоны и другие мобильные устройства. Программа поддерживает более 170 языков, с ее помощью можно перевести любой текст в общепринятый формат и работать с ним как обычно.

OCR CuneiForm

Это бесплатное приложение позволяет конвертировать тексты с любым шрифтом, сохраняя исходную структуру.

Неоспоримый плюс — встроенный словарь, проверяющий орфографию.

Scanitto Pro

Программа имеет простой интерфейс, мощную систему сканирования, интеграцию со всеми платформами от Microsoft, а также практичные инструменты для работы с текстовыми документами и изображениями.

Readiris Pro

Инструмент выполняет все необходимые сканеру функции и с точностью распознает даже рукописный текст.

«Скан Корректор А4»

Этот инструмент идеален для новичков, которые хотят максимально просто и быстро отсканировать и исправить документ без дополнительного использования графических редакторов.

VueScan

А с помощью этого инструмента можно значительно расширить функционал устаревшего устройства, ведь оно совместимо практически со всеми сканерами и МФУ. Правда есть минус — отсутствие русскоязычного интерфейса.

Вы также можете использовать сканер, управляя им с телефона. Вот список лучших мобильных приложений для этой цели:

• КамСканер;
• Эверноут;
• СканАпп;
• Гугл драйв;
• Офисный объектив;
• ABBYY FineScanner;
• Adobe Fill and Sign DC;
• Фотомайн (только изображения);
• Захват текста;
• Мобильный сканер документов
• СканБи;
• Умный сканер PDF.

работа со всеми программами и мобильными приложениями интуитивно проста, поэтому даже новичку не составит труда сделать все правильно.

Вам просто нужно запустить инструмент и пошагово следовать инструкциям в условиях использования.

Добавляем сканер ручным методом

Если вы не найдете свой сканер среди подключенных устройств, мы вручную зарегистрируем его в системе:

1. Нажмите «Пуск» и в выпадающем меню выберите «Настройки»;
2. В «Настройках» выберите «Устройства»;
3. В окне слева мы должны выбрать «Принтеры и сканеры»;
4. После этого мы должны нажать на большой «+» в правом окне в верхней части окна;
5. Запускаем «Поиск нашего устройства»;
6. Если система его не нашла, нажмите на ссылку «Обязательно. в списке»;
7. Далее нам нужно выбрать «Мой принтер довольно старый» (или выбрать его по имени).

Полезные советы

• Перед сканированием не забудьте тщательно протереть стекло устройства влажными салфетками со специальной пропиткой или сухой салфеткой из микрофибры и спреем для очистки стекол и экрана. Дело в том, что любое загрязнение, даже незначительное, отпечатывается на оцифрованном изображении. Никогда не допускайте попадания влаги в МФУ!
• При размещении документа на стекле необходимо ориентироваться на специальные метки на корпусе устройства, чтобы готовый файл был ровным.
• Когда вам нужно оцифровать страницы толстой объемной книги, просто откройте крышку сканера. Никогда не кладите на устройство больший вес, чем указано в руководстве пользователя
• Если страницы книги сделаны из тонкой бумаги и при сканировании просвечивает оборотная сторона, подложите под развороты листы черной бумаги.
• Изображения, сохраненные в формате JPEG, остаются такими, какие они есть, и их дальнейшее улучшение невозможно. Выбирайте формат TIFF для создания изображений самого высокого качества с возможностью дальнейшей обработки.
• Документы лучше сохранять в формате PDF.
• Если возможно, не используйте параметр «Документ» для сканирования и никогда не выбирайте двукратное увеличение сканирования для сохранения качества.
• Вместо черно-белого сканирования лучше выбрать цветное сканирование или оттенки серого.
• Не сканируйте изображения с разрешением ниже 300 DPI. Оптимальный вариант — в диапазоне от 300 до 600 DPI, для фотографий — не менее 600 DPI.
• Если на старых фотографиях есть пятна и царапины, выберите цветовой режим. Это облегчит лечение. И вообще черно-белые фото лучше оцифровывать в цвете — так качество изображения будет выше.

• Установите максимальную глубину цвета при сканировании цветных изображений.
• Всегда проверяйте документ на наличие скрепок и других предметов, которые могут поцарапать поверхность стекла сканера.
• Устанавливайте МФУ вдали от нагревательных приборов и прямых солнечных лучей, а также избегайте резких перепадов температуры.
• При очистке устройства не забудьте отключить его от сети.
• Закончив работу, никогда не оставляйте крышку МФУ открытой, чтобы предотвратить попадание пыли или повреждение сканера световыми лучами.

Подводим итоги

Изучив представленную выше информацию с пошаговыми инструкциями, можно сделать вывод, что сканирование документа на компьютер — такая же простая задача, как копирование, восстановление данных с флешки и так далее. Самое главное – найти правильные инструкции и четко им следовать.

Если необходимость сканировать документы на компьютер возникает редко, а сами файлы используются только для хранения и передачи информации, встроенных возможностей операционной системы вполне достаточно. Если пользователю необходимо отредактировать отсканированные файлы, в том числе качество и формат, имеет смысл установить стороннее приложение, которое значительно упрощает манипуляции благодаря своему широкому функционалу.