Оргтехника: что это такое и что к ней относится, перечень оборудования для офиса

Что входит в оргтехнику

Перечень оборудования, входящего в понятие «оргтехника», значителен и постоянно редактируется. Ниже представлены основные технические инструменты, которые используются во многих современных офисах и по праву входят в этот список.

Компьютеры

Персональные компьютеры используются для создания, хранения, редактирования и передачи данных между пользователями в локальной сети и сети Интернет, игр.

Под компьютером обычного пользователя обычно подразумевается только оборудование в виде системного блока и монитора. Но несколько устройств относятся к компьютерной технике.

Вывод: компьютер – это оргтехника, в том или ином виде есть у каждого человека.

Ноутбуки

Тот же компьютер, только ноутбук (мобильный). Можно носить в небольшой сумке. Имеет встроенный аккумулятор, что позволяет ноутбуку какое-то время работать в автономном режиме без доступа к электрической сети. Аккумулятор необходимо периодически заряжать с помощью прилагаемого источника питания.

Если вас не устраивает размер экрана вашего ноутбука, вы всегда можете подключить внешний монитор любого размера. Аналогично с другими внешними устройствами — клавиатурой, мышью, аудиосистемой. Так получится полноценное рабочее место.

1. Как правило, за ту же цену компьютера нельзя купить ноутбук с такими же характеристиками. Если вам нужно выполнять тяжелые операции (видеомонтаж, редактирование графики и другие), ноутбук может сильно нагреваться.
2. Для современных игр подходят только очень мощные ноутбуки, а стоят они намного дороже идентичных ПК.
3. Чаще всего ноутбуки устанавливают в небольших компаниях, которым требуется только офисная работа: документооборот, работа в текстовых редакторах и простых программах.

Очевидным преимуществом для офисов является экономия места и отсутствие кучи проводов для соединения всей периферии друг с другом.

Планшеты и телефоны

Планшеты и смартфоны также по праву считаются компьютерами. Они имеют встроенный процессор и работают с операционными системами. Двумя популярными мобильными системами являются Android и iOS. Именно первая «ОС» встречается чаще».

 

Ввод данных возможен через сенсорный экран. Но при необходимости можно подключить внешнюю клавиатуру. Современные гаджеты также могут выводить изображения по проводам и без проводов на большие экраны — телевизоры, ноутбуки.

Уже очень заметно, что многие организации, банки, отказываются от стационарных компьютеров и выдают сотрудникам планшеты.

Серверы

 

Они также являются вычислительными устройствами. Функции и возможности зависят от мощности сервера. Он может ничем не отличаться от компьютера. При необходимости на сервер устанавливается операционная система и выполняются те же задачи, что и на полноценном компьютере.

Нет необходимости покупать физический сервер. Если вам просто нужно еще одно рабочее место, в Интернете есть множество сервисов, предлагающих аренду серверов. Удаленный сервер (компьютер) будет управляться в новом окне на вашем ПК.

Принтеры

Незаменимое устройство в любом офисе. Предназначен для печати текстовых и графических документов на носителях разного размера. В основном используется для печати обычного текста на альбомной бумаге формата А4. В коммерческих целях используется широкоформатный принтер (плоттер). Последний может печатать листы всех форматов.

Принтеры отличаются технологией печати. Есть струйные и лазерные.

Лазерные принтеры больше подходят для офисов, они печатают гораздо быстрее и имеют большую емкость картриджей. Это позволяет печатать гораздо больше документов за одну заправку картриджа, значительно снижая стоимость отпечатанного листа.

Для работы большинства принтеров требуется компьютер. Именно на ПК документ, необходимый для печати, открывается и отправляется на принтер. Но многие современные принтеры поддерживают печать с флешек и телефонов.

В последнее время активно развивается электронный документооборот. Но на данный момент физическая документация по-прежнему является основным типом документа.

Сканеры

 

Принцип работы противоположен принтеру. Если первый преобразует электронную информацию в физический документ, то сканер создает электронный файл с физического носителя на компьютере. Получается сканировать не только бумажные листы, но и другие документы — паспорта, справки, бланки, брошюры, сертификаты, фотографии. Вы даже можете сканировать книги.

Ксероксы

Копирует информацию из одного физического документа в другой. Проще говоря, он создает идентичную копию уже существующего документа. Также часто называют копировальным аппаратом.

МФУ

В оргтехнике МФУ — это многофункциональное устройство, способное одновременно выполнять три функции: печать, сканирование и копирование. Возможность выполнения стольких задач обеспечивается тем, что в одном корпусе помещаются сразу три зла – принтер, сканер и копир. Каждая выполняет свои функции. В простонародье ИФУ еще называют принтером 3-в-1.

 

Помимо многофункциональности, устройство позволяет решать несколько задач одновременно.

Преимущества Комплексное устройство обойдется дешевле, что позволит сэкономить средства. Особенно экономия рабочего места в комнате и на столе (МФУ больше, чем каждое устройство в отдельности, но меньше, чем все вместе). Один из них, другой узел тоже перестанет работать. Если хоть что-то выходит из строя, все МФУ надо ремонтировать.

Шредеры

 

Это измельчитель. Их используют, когда нужно избавиться от документов, чтобы они не попали в руки к конкурентам или мошенникам. Когда бумага загружается в лоток шредера, листы быстро разрезаются на стопку мелких кусочков.

Общие правила учета

Затраты на содержание персональных компьютеров и оргтехники и поддержание их в рабочем состоянии включают расходы на технический осмотр, техническое обслуживание, приобретение сменных материалов (бумага для факсов, картриджи для принтеров и копировальных аппаратов и т.д.).

Используемое в учреждении компьютерное оборудование часто выходит из строя. Для предотвращения поломок данное оборудование должно проходить регламентированное техническое обслуживание. Эти работы могут выполняться как своими силами, так и привлеченными людьми.

В соответствии с инструкцией о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденной приказом Минфина Российской Федерации от 1 июля 2013 г. № 65н, расходы на оплату работ и услуг сторонних организаций или физических лиц, связанных с содержанием, содержанием, ремонтом нефинансовых активов, следует включить в подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 00493, утвержденному Постановлением Госстандарта России от 6 августа 1993 г. № 17, оргтехникой называется оргтехника (код 3000000).

Срок полезного использования нефинансовых активов для целей учета в составе основных средств и амортизируемых определяется в соответствии с:

• Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденная постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1;
• документация изготовителя, входящая в комплект имущества (при отсутствии в законодательстве Российской Федерации норм, определяющих срок службы имущества для начисления амортизации).При отсутствии сведений в законодательстве РФ и документах изготовителя порядок начисления амортизации определяется на основании решения комиссии учреждения по приему и выбытию имущества.

  (Классификатор ОК 004-93 утрачивает силу с 1 января 2015 г в связи с изданием приказа Росстандарта от 31 января 2014 г. № 14-ст, которым утверждены Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД2) ОК 029-2014 и Общероссийская классификация продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2) ОК 034-201).

Читайте также: 3D-принтер: что это и как он работает?

Несколько слов о классификации

Современные компьютерные системы можно классифицировать по нескольким критериям:

• принцип работы (цифровой, аналоговый, гибридный);
• поколения (стадии создания);
• назначение (проблемно-ориентированное, основное, бытовое, специализированное, специализированное, универсальное);
• варианты и размеры (супербольшие, супермаленькие, однопользовательские или многопользовательские);
• условия использования (дом, офис, промышленность);
• другие характеристики (количество процессоров, архитектура, производительность, потребительские характеристики).

Как уже ясно, в определении классов нельзя провести четких границ. В принципе любое деление современных систем на группы пока выглядит чисто условно.

Разновидности

К первой группе инструментов относятся устройства, назначение которых состоит в копировании и немедленном воспроизведении документов. Более подробно к нему относятся все те устройства, в которых используются технологии данного типа, такие как термография, ксерография, фотокопирование и т д.

Кроме того, сюда же относятся оперативные полиграфические средства, использующие офсетную печать, трафаретную печать и т д. Оргтехника и расходные материалы в эту группу, таким образом, входят ксерокс, который иначе просто называется копировальным аппаратом или ксероксом, принтер, МФУ, который состоит из нескольких устройств одновременно.

В следующую группу входит оргтехника, функция которой заключается в составлении и выпуске текстоподобных документов. Обычно это персональные компьютеры, пишущие машинки и даже диктофоны.

Оргтехника и расходные материалы в третьей группе состоят из организационного оборудования, предназначенного для обработки документов:

• Счетчики или штампы – предназначены для печати цифровых сообщений, состоящих из небольшого количества знаков, таких как даты, индексы и т.п.
• Адресаторы — это машины, используемые для печати фрагментов локального текста, таких как заголовки счетов, в документы.
• Степлеры — это машины, которые автоматически складывают брошюры и сшивают их вместе.
• Ламинаторы — это машины, используемые для нанесения защитного слоя на поверхность документов для защиты их от масла, пыли, влаги и небрежного хранения.
• Кроме того, к оргтехнике и расходным материалам этой группы относятся фальцевальные, листоукладочные, этикетировочные машины, степлеры, приспособления для устранения ненужных документов и некоторые другие.

В группу организационного оборудования, функцией которого является поиск документов, а также их хранение и транспортировка, входят всевозможные картотечные шкафы, конвейеры и другие подобные изделия и приспособления.

Существует также так называемая группа административно-управленческой связи. Оргтехника и расходные материалы, относящиеся к ней, представлены АТС, системами мобильной связи, устройствами для организации доступа в Интернет, видеоконференцсвязи с использованием телефона и т д. Без этой группы оргтехники в наши дни совершенно невозможно обойтись, особенно когда касается подключения к интернету.

Кроме того, имеется также оргтехника и расходные материалы для группы, в том числе различные инструменты для презентаций. Например, это проекционное устройство, которое может быть переносным и стационарным.

С его помощью можно проецировать на экран изображение со специальной ЖК-панели или прозрачной пленки. Значительную популярность также приобрели мультипроекторы, которые на самом деле представляют собой большие экраны ПК с довольно большим функционалом.

Требования, которые необходимо соблюдать при работе с организационной техникой

• Следует отметить, что работа с оргтехникой, будь то ксерокс или даже обычный степлер, должна быть предельно аккуратной. С оргтехникой нужно обращаться бережно, соблюдая правила личной гигиены и не забывая содержать место, где вы работаете, в полной чистоте.
• Также необходимо строго следить за чистотой всех компонентов персонального компьютера, его мыши и клавиатуры, копировального аппарата, принтера и другого организационного оборудования. Особое внимание следует уделить экрану монитора для предотвращения ухудшения зрения – его необходимо протирать сухой тканью или специально предназначенной для этого салфеткой.
• Не менее важно уделить внимание использованию расходных материалов для оргтехники, например красителя для принтера. Дело в том, что тонер устройства, использующего технологию лазерной печати, очень вреден не только для окружающей среды, но и для здоровья человека. Поэтому заправляя оргтехнику такими расходными материалами, обязательно позаботьтесь о средствах индивидуальной защиты: перчатках, масках и халате.
• Кроме того, никогда не прикасайтесь руками к контактам, прикрепленным к соединительным кабелям, и не прикасайтесь к шнурам питания. Не следует переподключать внешние устройства, если они находятся в неисправном состоянии, с одного ПК на другой.
• Также воздержитесь от еды и питья на рабочем месте. Не работайте мокрыми руками или во влажной одежде с принтерами и другими подобными устройствами с электронной начинкой.

При возникновении неисправности в работе оргтехники обязательно выключите ее и выключите. После этого вы вызываете мастера, который поможет вам устранить появившуюся проблему.

Таким образом, на сегодняшний день виды оргтехники представлены достаточно широким спектром различных устройств, роль некоторых из которых в работе современных офисов возрастает с каждым годом. Особенно такие, как принтер, персональный компьютер, копировальный аппарат и многофункциональное устройство.

Особенно популярным становится новейшее оборудование, которое выигрывает не только в цене, но и в компактности, ведь им можно заменить 3-4 других устройства одновременно.

Группы оргтехники (классификация)

Ниже представлен отсортированный по группам список того, что относится к оргтехнике.

Работа с информацией:

• компьютеры;
• портативные компьютеры;
• таблетки;
• смартфоны;
• калькуляторы;
• электронные тетради.

Создание, копирование, преобразование документов:

• пишущие машинки;
• принтеры;
• сканеры;
• копировальные аппараты;
• МФУ.

Техника для рисунков и дизайна:

• графические дисплеи;
• трафареты;
• чертежные инструменты;
• инкубаторное оборудование;
• плоттеры.

Оргтехника для связи:

• телефон;
• внутренняя связь;
• блоки поисково-взрывной сигнализации;
• мини-АТС;
• факсы.

Презентационное оборудование:

• проекторы;
• экраны;
• телевизионные наборы;
• экраны;
• цифровые доски.

Ручные аксессуары можно отнести к отдельной категории оргтехники. В группу входят счетчики, штампы, ламинаторы, ручные брошюровщики и другие канцелярские товары.

Флэш-накопители и жесткие диски используются для хранения информации. Не обходите стороной оргтехнику, такую ​​как кондиционеры, пылесосы, кулеры для воды, чайники и тому подобное.

Инструкция по работе с оргтехникой

1. Вы должны знать и соблюдать правила эксплуатации оргтехники.
2. Регулярно обслуживайте оргтехнику. Например, принтеры и многофункциональные устройства необходимо регулярно заправлять, поскольку при печати в них заканчиваются чернила.
3. При обслуживании используйте только оригинальные расходные материалы (такой же пример с принтерами).
4. Только опытный специалист должен проводить обслуживание и ремонт.
5. Не выключайте оборудование, отсоединяя шнур питания. Сначала выключите устройство с помощью переключателя или кнопки на панели оргтехники. А то только кабель торчит из сети. Если это пульт дистанционного управления, лучше сначала отключить удаленно.
6. Уборка рабочего места и помещения в целом. Большое количество пыли приводит со временем к загрязнению внутренних частей оргтехники. Особенно важно содержать в чистоте механические компоненты. Ноутбуки и компьютеры забиваются пылью и начинают сильно нагреваться.
7. Нежелательно есть за рабочим столом. Любые крошки, микроскопические остатки пищи могут попасть в клавиатуру, внутрь принтера и распространиться на другие устройства. Со временем это приведет к конкретным проблемам. Например, кнопки на клавиатуре могут стать очень плотными и залипать.
8. Не разбирайте оргтехнику, когда она включена. Необходимо не только выключить оборудование кнопкой питания на крышке, но и отключить его, вынув кабель из розетки.
9. Для защиты оборудования от резких скачков напряжения рекомендуется подключение через источник бесперебойного питания.
10. При длительной интенсивной работе без остановки необходимо дать оборудованию «остыть».

Оргтехника в бухгалтерии

С 2017 года слово «оргтехника» в Общероссийской классификации основных средств (ОКОФ) больше не используется. Перечень оргтехники, включенной в классификацию, отредактирован. В списке остается оборудование, кроме компьютеров и подключенной к ним периферии.

 

Правила работы

1. Личная гигиена. Вся оргтехника требует бережного обращения. Работа с оргтехникой чистыми руками.
2. Чистота. Рабочее место, настольный или портативный компьютер, мышь, клавиатура и принтеры должны содержаться в чистоте, так как устройства склонны к скоплению пыли. Не ешьте рядом с оргтехникой, так как остатки пищи могут попасть внутрь и нанести травму.
3. Замените расходные материалы. Замена картриджа в лазерном принтере производится в защитных перчатках. Внутри картриджа находится тонер из нефтепродуктов, следует избегать его попадания на одежду, руки и в дыхательные пути.
4. Электрическая безопасность. При выходе из строя или повреждении проводки оргтехнику необходимо отключить и отправить на ремонт в сервисный центр.