Печать документов Word: свойства и настройка

О чём стоит знать предварительно

Набор инструментов, предлагаемый в случае этого редактора Microsoft, более чем стандартный. Однако есть ряд особенностей, о которых следует знать.

В выборе параметров есть различные нюансы, которые влияют на конечный результат. Все особенности будут рассмотрены ниже, чтобы на выходе было получено лучшее решение возникшей проблемы.

Дополнительная информация. Если уточнить, в чем могут быть нюансы, стоит отметить, что в случае с Word вы можете печатать страницы разных форматов. Здесь возникают некоторые особенности.

Как подготовить текст документа к распечатке на принтер

Подготовленный и отформатированный текст, это только начало. Есть огромное количество требований к документам. Например, нельзя просто напечатать тезис, есть некоторые правила для полей и оформления. Кроме того, требований ГОСТа необходимо придерживаться при составлении договоров.

Примеров много, поэтому вам просто нужно разобраться в настройках и правильно подготовить документ к печати.

Альбомный или книжный лист

В моей практике распечатка книжного варианта листа используется практически везде. Любой документ, курс, диплом или аналогичный документ принято распечатывать в формате «Книжный лист».

Альбомный лист используется реже. Я встречал случаи, когда мне приходилось печатать таблицы, ориентация «Альбомный лист» идеально подходит для этого. В этом случае таблица легко читается.

Конечно, в своей работе вы сами сможете определить правильную ориентацию листа для печати.

Выберите нужный пункт в блоке «Настройки:

• Вертикальная ориентация;
• Горизонтальная ориентация.

Очень важно!!! В разделе «Настройки» раздела «Печать» вы можете изменить ориентацию всего документа одновременно. Если вам нужно сделать другую ориентацию документа (обычный текст «книжная», графика «альбомная»), используйте настройки в «Параметры страницы», подробно описанные в статье Ориентация страницы в Word.

Выбор формата листа

В разделе «Настройки» это после ориентации. После нажатия на стрелку сбоку откроется длинный список параметров, включая как стандартные форматы (A4, A3 и другие), так и другие (бумага для заметок, конверт и т.д.). Размер бумаги пишется под названием формата. Вы можете установить свои параметры, выбрав строку «Другие размеры страницы…».

Область печати

В разделе «Настройки» находится после выбора формата листа. Поля можно оставить без изменений, вы можете выбрать один из вариантов шаблона или установить свои собственные значения. Для этого выберите последнюю строку «Пользовательские поля».

Двухсторонняя печать

В разделе «Настройки» вы можете выбрать одностороннюю или двустороннюю печать. С односторонним все понятно, тут ничего делать не надо.

Если вы выберете двустороннюю печать, если ваш принтер поддерживает двустороннюю печать, процесс будет автоматическим. Если двусторонняя печать отсутствует, вам нужно дождаться печати одной стороны, затем перевернуть бумагу и положить ее обратно в лоток для печати на другой стороне.

Ручная

Откройте меню Word или нажмите CTRL + P. В списке функций найдите запись «Печать на одной стороне». Щелкните стрелку рядом с подписью и выберите «На обеих сторонах».

Обратите внимание, что не все офисные машины поддерживают автоматическую двустороннюю печать. Это означает, что каждый лист должен быть повернут вручную пользователем, иначе процесс не будет завершен.

Алгоритм действий:

1. Начните печатать текстовый файл.
2. Аппарат автоматически распечатает все четные страницы текста.
3. Выньте документ из выходного лотка, переверните его чистой стороной вниз и снова вставьте. Может быть, вам нужно сделать его аккуратным и аккуратным — все зависит от конкретной модели. Некоторые отображают уведомление с точной информацией о нем. А с некоторыми придется поэкспериментировать.
4. Запустите команду во всплывающем окне, чтобы начать генерировать нечетные числа.

Автоматическая

Если ваш принтер или МФУ поддерживает автоматическую двустороннюю печать, вам не нужно вручную переворачивать их. Просто выберите соответствующий пункт в меню настроек перед отправкой на свое устройство.

Зеркальная печать

Используется для печати книг и журналов. В разделе «Настройки», выбрав область печати, нажмите «Зеркало». В этом случае отступы четных и нечетных страниц будут разными.

Черно-белая печать

вы можете распечатать цветной документ в черно-белом режиме. Для этого вам необходимо изменить настройки принтера. Под выбранным устройством есть кнопка «Свойства принтера». Выбираем в них черно-белую печать.

Цветная печать

Примечание. Если принтер, выбранный в меню «Принтер», поддерживает цветную печать, печать в оттенках серого и оттенки серого, параметры отобразятся в списке в окне «Настройка.

1. На вкладке Файл щелкните Печать.
2. В «Настройках» выберите вариант цвета и другие желаемые параметры, затем нажмите «Печать.

Несколько вариантов вывода на печать

Есть несколько способов запросить вывод текстового файла с принтера. Самый простой способ сделать это — использовать стандартные инструменты Word, о которых вы узнаете ниже.

Комбинация горячих клавиш

Используя команду быстрого доступа, вы можете вызвать печать из главного окна текстового редактора. Для этого откройте нужный документ и нажмите комбинацию клавиш CTRL + P. Программа перенаправит вас в окно, где вы сможете настроить и отправить файл на устройство.

Через пункт меню

Другой способ — использовать меню MS Word, где вы можете сохранить, экспортировать или поделиться документом. Здесь вы также можете отправить его на принтер. Для этого нажмите кнопку «Файл» в верхнем левом углу и выберите соответствующий пункт в появившемся окне.

Принтер не печатает документ Word: устранение неполадок.

Предварительный просмотр

В MS Word вы можете предварительно просмотреть файл с текстовым содержимым перед его отправкой на свое устройство. Программа автоматически создает копию финальной версии. Он появляется в разделе «Печать», куда можно перейти из меню или с помощью горячих клавиш.

Текстовый документ Word в этом окне нельзя редактировать, он требуется только для просмотра перед отправкой на печатающее устройство. Размер файла можно изменить с помощью инструментов в нижней части экрана.

Печать документов в Ворде

Процесс печати текстовых документов в редакторе Microsoft не сильно отличается от других программ, предлагающих аналогичные возможности. Нюансы есть только в эскизном дизайне, подготовке и некоторых настройках. Забегая вперед, отметим, что Word позволяет печатать не только стандартные страницы A4, но и ряд других форматов.

Печать стандартных документов

Если вы имеете дело с обычным текстовым файлом, распечатать его не составит труда. Аналогичная ситуация и с документами, содержащими графические объекты.

Прежде всего, убедитесь, что файл, который вы хотите отправить на печать, правильно отформатирован. Текст и / или графические данные, которые он содержит, не должны выходить за пределы области печати, сам текст должен иметь именно тот вид, который вы хотите добиться на бумаге в будущем. Следующая статья поможет вам избежать возможных проблем с разметкой или исправить их в случае обнаружения:

Откройте меню «Файл», щелкнув имя соответствующей вкладки в Панели быстрого доступа.

Примечание. В версиях Word до 2007 включительно кнопка, которую необходимо нажать для доступа к меню программы, выполнена в стиле старого логотипа пакета Microsoft Office.

В списке доступных опций выберите Печать».

При необходимости включите предварительный просмотр документа — это поможет вам перепроверить правильность формата.

Примечание. Переход в раздел «Печать» рассматриваемого текстового редактора может быть намного проще: просто нажмите клавиши «CTRL + P», которые универсальны для большинства программ с аналогичной функциональностью.

В разделе «Принтер» выберите из раскрывающегося списка принтер, подключенный к вашему компьютеру, который заведомо работает и имеет правильно настроенное печатающее устройство.

В блоке опций «Параметры» (ранее «Настройки») определите основные параметры печати. Доступны:

• Количество страниц для печати — все, отдельные страницы или их диапазон;
• Тип печати: одна сторона или обе стороны листа (последнее возможно только вручную);
• Количество копий (необязательно);
• Ориентация страницы — вертикальная или горизонтальная, но лучше сделать это еще до настройки на печать;
• Размер страницы — A4, A5, A3 и др. как и в случае с ориентацией, это нужно определить заранее, чтобы не нарушать макет документа. Кроме того, эта функция в основном зависит от характеристик принтера;
• Размер и тип полей;
• Количество страниц на листе.

После того, как вы закончите с настройками и, сосредоточившись на окне предварительного просмотра, убедившись, что оно правильное, нажмите кнопку «Печать», расположенную вверху.

Примечание. Рядом с кнопкой «Печать» вы также можете указать желаемое количество копий документа.

Если с принтером все в порядке и сам Word работает правильно, начнется процедура печати, после чего вы сможете снимать бумажные копии файлов с лотка печатающего устройства.

распечатать документы в Word очень просто, но иногда можно заняться гораздо более серьезными задачами по созданию и последующей печати текстовых файлов. Их решение будет рассмотрено ниже.

Печать неформатных документов

Если текстовый документ, который вы распечатываете, имеет стандартный размер A4 и точно отформатирован, проблем с печатью быть не должно. Но ведь Microsoft Word позволяет создавать нестандартные текстовые файлы, и зачастую процесс печати сопряжен с рядом трудностей. Фактически, последнее также может возникнуть на этапе создания документа того или иного формата. Об основных, а также о нюансах печати мы писали ранее, просто найдите интересующую вас тему в списке ниже, прочтите соответствующую инструкцию, и в результате вы получите готовый бумажный документ запрошенный тип.

Следующая статья поможет вам правильно организовать текстовый документ перед его печатью на принтере:

Печать конкретных страниц

На вкладке Файл щелкните Печать.

Чтобы распечатать только страницы, свойства документа или определенные версии и комментарии, в разделе «Настройка» щелкните стрелку справа от кнопки «Печать всех страниц» (по умолчанию), чтобы просмотреть все параметры.

Чтобы распечатать только определенные страницы, выполните одно из следующих действий.

• Чтобы распечатать страницу, отображаемую в режиме предварительного просмотра, выберите Текущая страница.
• Чтобы напечатать последовательные страницы, например 1-3, выберите «Пользовательская печать» и введите номера первой и последней страницы в поле «Страницы.
• Чтобы распечатать отдельные страницы и диапазон одновременно (например, страницу 3 и страницы 4–6), выберите «Пользовательская печать» и введите числа и диапазоны (например, 3, 4–6) через запятую).

Как распечатать несколько документов?

Если у вас нет времени и желания открывать и просматривать несколько документов перед их печатью и вы уверены, что документы больше не нужно исправлять перед отправкой на принтер, вы можете отправить их все сразу на печать.

1. В верхнем левом углу окна открытого документа нажмите кнопку «Файл».

2. Выбрать пункт «Открыть».

3. В окне «Открыть документ» перейдите на нужный диск компьютера и откройте папки с необходимыми документами.

4. Выберите файлы для печати, щелкая по ним по очереди, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

5. Щелкните выделенные файлы правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню «Печать».

Как задать масштабирование страниц при печати?

Word позволяет получать печатные копии документов в различных масштабах без изменения настроек полей и строк. В этом случае настройки самого документа остаются прежними.

Для этого вам понадобятся:

1. В верхнем левом углу окна открытого документа нажмите кнопку «Файл».

2. В стандартном меню команд переместите курсор на кнопку «Печать».

3. В меню «Печать» выберите пункт «Печать».

Примечание. Или используйте сочетание клавиш Ctrl + P.

4. В окне «Печать» в группе «Страницы» в столбце «1 страница на листе» задайте количество страниц документа (до 16 штук), которые необходимо разместить на одном листе. По умолчанию — «1».

Несколько страниц для печати Несколько страниц для печати

4. В столбце «A4» выберите требуемый параметр масштабирования: конверт, A5, Letter и т.д. В этом случае документ A4 будет подогнан под выбранный размер.

Выбрать размер страницы Выбрать размер страницы

Примечание. Указанные параметры изменяют масштаб документа за один сеанс печати.

5. Нажмите кнопку «ОК», чтобы начать печать.

Как настроить свойства печати?

Многие параметры печати устанавливаются один раз во время общей настройки всей программы и обычно не требуют постоянной настройки.

1. В верхнем левом углу окна открытого документа нажмите кнопку «Файл».

2. В стандартном меню задач выберите пункт «Параметры Word».

3. В окне «Параметры Word» на вкладке «Дополнительно» в группе «Печать» выберите следующие элементы:

Параметры печати Параметры печати

— «Использовать черновое качество» — если вам нужно распечатать документ с минимальным форматированием и низким качеством печати, чтобы создать рабочую версию документа;

— «Фоновая печать» — для печати документов в фоновом режиме, продолжая работу с документами. Рекомендуется включить по умолчанию;

— «Печатать в обратном порядке» — если вы хотите распечатать документ, начиная с последней страницы;

— «Печать тегов XML» — если вам необходимо распечатать теги XML, используемые в документе для элементов XML;

— «Печатать коды полей вместо их значений» — если необходимо распечатать коды, задав их вместо значений самих полей;

— «Печать на лицевой стороне бумаги для двусторонней печати» — если вы хотите распечатать двусторонние документы на обычном принтере. Страницы печатаются в обратном порядке;

— «Печать на обратной стороне листа для двусторонней печати» — если вы хотите распечатать двусторонние документы на обычном принтере. Оборотные страницы документа печатаются в порядке возрастания;

— «Измените размер содержимого в соответствии с форматом бумаги A4 или Letter» — если вы хотите, чтобы документ, созданный с использованием формата бумаги A4, был правильно преобразован и напечатан на бумаге формата Letter (и наоборот). Рекомендуется включить его по умолчанию.

4. В столбце «Источник бумаги» рекомендуется выбрать значение «Использовать настройки принтера».

5. В столбце «При печати этого документа» выберите значение «Все новые документы», чтобы указанные параметры печати были активны для всех документов.

6. Активируйте вкладку «Дисплей» и в группе «Параметры печати» установите:

Параметры печати Параметры печати

— «Распечатать рисунки, созданные в Word» — если вы хотите распечатать вставленные в свой текст графические объекты в документ (если элемент не включен, то вместо фигур и изображений будут печататься только пустые рамки);

— «Печать цветов фона и изображений» — если вы хотите настроить печать цветов фона и изображений, размещаемых на страницах документа;

— «Распечатать свойства документа» — если вам необходимо распечатать сопроводительную информацию к документу (кем и когда он был создан и т.д.) на отдельном листе;

— «Печатать скрытый текст» — если вы хотите распечатать скрытый текст в документе;

— «Обновить поля перед печатью» — для автоматической проверки и обновления значений всех полей в документе перед печатью;

— «Обновить связанные данные перед печатью» — для автоматического обновления связанных данных документа перед его печатью.

7. Закройте окно кнопкой «ОК».

Другие статьи на канале:

• Как работать в режиме «Структура»? Сочетания клавиш для работы с абзацами>>
• Режим структуры: удобная работа с большими документами Word, уровни абзацев>>

Как быстро распечатать документ?

Чтобы распечатать сразу одну копию всего документа, вам нужно использовать один из следующих методов.

В открытом окне документа на Панели быстрого доступа нажмите кнопку «Быстрая печать» (значок принтера) (если он был там ранее установлен).

Возможные проблемы и их решение

Как и во всех сферах бизнеса, при работе с Word могут возникнуть проблемы. Главное — не паниковать, а действовать грамотно, чтобы быстро найти решение. Ниже представлены ситуации и некоторая информация о том, что именно может помочь:

• Принтер отказывается печатать документы. В данном случае речь идет о том, что устройство не выполняет свои задачи в случае какой-либо программы. Что делать? Первое, что нужно начать, — это убедиться, что принтер подключен к системе. Второй нюанс — правильность подключения. Если с этим все идет хорошо, подумайте, установлены ли текущие драйверы. Если нет, воспользуйтесь услугами Интернета и посетите официальный сайт производителя.

Дополнительная информация. В случае механического повреждения или отсутствия краски обратитесь в сервисный центр за квалифицированной помощью.

• Принтер не взаимодействует с Word. Что делать в этом случае? Произошла возможная системная ошибка. Первый шаг — убедиться, что вы выбрали именно тот принтер, который в данный момент подключен. Также попробуйте перезапустить программу. В крайнем случае выполните переустановку Microsoft Office. На этом варианты не заканчиваются. Например, отказ в печати может быть вызван тем фактом, что некоторые документы все еще находятся в очереди. Иногда установленные драйверы выходят из строя, потому что они уже устарели.

Не все элементы документа печатаются. Почему это происходит? Причина максимально простая — неправильно выбранные параметры в настройках. Все фиксируется элементарно:

• Щелкните вкладку «Файл», затем выберите раздел «Параметры», который отображается в нижней части окна.

• Вы увидите новый раздел с настройками. Слева расположено горизонтальное меню, там выбираем вкладку «Дисплей». Изучите весь список настроек и остановитесь на блоке «Настройки печати». Установите флажки рядом с интересующими вас товарами. Таким образом можно будет ответить на вопрос, как распечатать все, что отображается на листах в Word.