- Что такое скан и сканирование?
- Что значит «сканировать»
- В чем заключается разница между сканированием и копированием?
- Чем сканеры отличаются от фотографирования
- Отличие копии от ксерокопии
- Как пользоваться сканером?
- Как сканировать документы
- Подготовка
- Подключение к компьютеру
- Настройка для работы через Wi-Fi
- Настройка через утилиту
- Настройка для офиса
- Ошибки, трудности, нюансы
- Классический вариант
- Сканирование в Windows с помощью программного обеспечения от производителя
- Сканирование в Windows с помощью Paint
- Используем ПО от производителя устройства, чтобы отсканировать документ
- Сканирование в Mac OS: инструкция
- Сканирование в Mac OS с помощью ПО устройства
- Сканирование в Mac OS с помощью Image Capture
- Как сохранять отсканированные документы
- Техника безопасности при работе с копировальным устройством
Что такое скан и сканирование?
Сканирование может иметь два значения. Первый — это цифровая копия бумажного документа в виде файла на диске компьютера. Второй — сокращение от «сканирование».
Как работает сканер и для чего он нужен? Рассказываем подробно.
Сканирование — это процесс «перевода» текста или изображений на электронный лист с использованием специальной техники. В данном случае сканер или многофункциональное устройство.
Что значит «сканировать»
Рассмотрим подробнее процесс получения электронных сканов. Для этого стоит углубиться в работу оргтехники, например, сканера.
- Информация из него передается в цифровом виде в компьютерную программу.
- Сканирование выполняется поэтапно по полосам. И общий результат — сбор всех полос в одно изображение.
- «Внутри» сканера находится специальная лампа, приводимая в действие отдельным мотором.
- По пути прохождения света он отражается на светочувствительной матрице.
- Первый шаг — правильно вставить источник для сканирования в сканер. В большинстве случаев, если иное не оговорено в инструкции, лист кладут на стекло со стороны, где наносится информация. А также обратите внимание на знаки этой темы на корпусе самого устройства. Это часто бывает и служит подсказкой для правильного действия.
В чем заключается разница между сканированием и копированием?
Если сканирование — это процесс получения копии документа в цифровом формате, то копирование — это процесс получения точной копии (или серии копий) документа в бумажном формате.
Кроме того, в первом случае используется сканер, позволяющий сканировать любой текст или фотографии, во втором — специальный копировальный аппарат.
Прежде всего, хочу подчеркнуть, что оба вышеперечисленных процесса основаны на методе считывания изображения с поверхности держателя бумаги с помощью специальных светочувствительных элементов. Однако цели, преследуемые в каждом из процессов, совершенно разные. Таким образом, сканирование позволяет создать цифровой файл определенного документа, а копирование производит только печать. Объединение этих двух процессов в одной машине, называемой многофункциональным устройством, стало возможным именно потому, что метод обработки исходного документа в них идентичен.
Если говорить о различиях более подробно, то после сохранения отсканированного изображения в виде файла на диске вы можете дальше работать с ним, например, отправить по электронной почте, отправить через мессенджер в Интернете, открыть в программах позволяющие распознавать и редактировать текст и т д. Что касается копирования, то этот процесс, конечно, не может предоставить таких широких возможностей. Дело в том, что с полученными копиями можно будет выполнять только те же действия, что и сам оригинал.
Также при работе с таким устройством, как сканер, обязательно наличие подключения к персональному компьютеру. Перед прямым сканированием необходимо произвести все необходимые настройки для этого процесса и определить папку, в которой будет сохранен отсканированный документ. К любой модели сканера, как правило, прилагается фирменное программное обеспечение, которое дает возможность редактировать готовое изображение.
Но копировальный аппарат или просто копировальный аппарат не нуждается в организации связи с другой оргтехникой, потому что это полностью автоматизированное устройство. Фактически, простая модель копира имеет в своем корпусе и принтер, и сканер. Что касается настроек, таких как количество копий, их можно установить прямо с панели на самом аппарате.
Поэтому можно отметить, что сканирование — более дешевый вариант, чем копирование. Дело в том, что для этого не требуются расходные материалы — в этом случае нужен только оригинальный документ, который в дальнейшем будет преобразован в цифровой файл. Получение копий на бумаге — такой же дорогостоящий метод, как и сама печать, поскольку для этого требуется не только бумага, но и картридж с красителем.
Чем сканеры отличаются от фотографирования
В общем, приложения для сканирования — это по сути одни и те же фотографии документов. Их главное удобство состоит в том, что они позволяют целенаправленно фиксировать бумагу и текст и сосредотачиваются на них. В обычном режиме съемки можно сместить фокус и часть текста на документе будет размытой и нечеткой, сканер наоборот размывает или обрезает фон, оставляя сам документ максимально резким по всему периметру.
Отредактировать полученную фотографию документа можно в любом знакомом фоторедакторе, но удобнее делать это в приложениях сканера. Некоторые автоматически настраивают кривую резкости и контрастности, в других программах вы можете сделать это вручную, используя простые и интуитивно понятные профили без лишних функций.
Также у сканеров есть некоторые полезные дополнительные функции, о которых мы поговорим ниже. Работать с документами в автономном приложении сканера намного проще, быстрее и удобнее, чем перемещаться с помощью конвертеров камеры в фото.
Для максимальной эффективности приложения не держите документ в руке во время съемки. Разложите его на плоской поверхности и распрямите бумагу, чтобы она не мннулась и не помялась. Так что результат в идеале будет близок к работе стандартного сканера.
Отличие копии от ксерокопии
Сканирование — это перевод бумажного документа в цифровой формат с возможностью чтения и хранения.
Документ сохраняется в электронном виде, с помощью электронной почты и различных служб файлового хостинга, отсканированная копия документа при необходимости может быть практически мгновенно передана человеку, находящемуся за сотни миль.
Если мы сравним два типа форматов для сохранения документов, копирование — это точная копия исходного документа на бумаге, а сканирование — это сохранение информации в файл на электронном носителе. Копирование и сканирование документов технологически очень похожи друг на друга.
При копировании документа текст и изображения сохраняются в исходном виде на бумаге. При большом количестве копий требуется повторное копирование; по мере того, как вы «копируете копии», качество каждой новой копии снижается. При большом количестве копий документов желательно иметь качественное оборудование.
Как пользоваться сканером?
2 варианта сканирования документа на компьютер:
- Редактируемый
- Не редактируемый
Редактируемый документ: скан документа загружается через валидатор (специальное программное обеспечение)
Неизменяемый документ: сканирование документа, которое преобразует любой текстовый документ в нередактируемое изображение.
Как сканировать документы
Эта статья покажет вам, как сканировать документы на вашем компьютере, смартфоне или планшете. Для этого на вашем компьютере используйте подключенный сканер (или принтер со встроенным сканером). На iPhone вы можете использовать встроенное приложение Notes, а на Android вы можете использовать приложение Google Drive для сканирования».
Подготовка
Перед запуском процесса сканирования необходимо установить и настроить МФУ. Обратите внимание, что если устройство подключено через порт LPT и у вас не старый настольный ПК, а ноутбук или ПК новой модели, вам также необходимо приобрести специальный адаптер LPT-USB. Как только принтер будет подключен к компьютеру через USB-кабель или через Wi-Fi, операционная система автоматически обнаружит устройство и начнет установку драйверов.
Драйверы также можно установить вручную с диска, прилагаемого к устройству, или найти их на официальном сайте производителя устройства.
После этого можно приступать к настройке.
Подключение к компьютеру
Подключите сканер в следующей последовательности:
- после установки драйверов появится диалоговое окно, информирующее вас о том, что сканер успешно обнаружен и готов к использованию.
- перезагрузите компьютер;
- выключить и полностью отключить компьютер от сети;
- соедините устройство и компьютер специальным кабелем;
Новые современные сканеры легко подключаются к компьютеру через USB-кабель. Схема подключения выглядит так:
Если у вас сканер более старого типа, вместо USB-кабеля можно использовать SCSI:
В этом случае вам следует искать на сканере не USB-разъем, а SCSI. Похоже на то:
Кроме того, если сканер очень старый, может потребоваться подключить его отдельным кабелем к розетке для включения питания. Сложности вызваны тем, что не часто под рукой оказывается лишняя рукоятка, поэтому иногда приходится переставлять сканер в другое место.
Далее необходимо вставить диск с драйверами в привод и начать их установку. Лучше всего выбрать «Простая установка», если непонятно, как все организовано и работает. При необходимости опытные пользователи могут использовать выборочную установку.
Часто диалоговое окно установщика драйвера сканера выглядит так:
Вся последующая работа со сканером зависит от модели устройства и примерно аналогична по структуре:
- отсканированная копия сохраняется на вашем компьютере.
- выполняются необходимые действия (обрезка копии, изменение цвета, расширение и т д);
- изображение, файл, запрошенный текст сканируются программой;
Для каждого действия в специализированной программе есть соответствующие кнопки. Указатели «Сканировать» и «Редактировать» сложно спутать друг с другом».
Недоразумения возникают, когда программа ведется исключительно на английском языке. Но у сканеров, купленных в магазинах компании, в комплекте есть диски с программами, часто русифицированными.
Это сводит к минимуму возникновение трудностей для пользователей в понимании того, как работает программа.
Настройка для работы через Wi-Fi
Используя беспроводную сеть, вы можете сканировать документы на принтер даже со смартфона, находясь на другом конце города. Это очень удобная функция, в которую входит фирменное ПО от производителей, лучший вариант для тех, кто работает из дома.
Чтобы настроить МФУ через Wi-Fi, необходимо расположить устройство так, чтобы оно могло легко принимать сигнал. Затем настройте маршрутизатор и подключите МФУ к источнику питания. После этого настройка должна начаться автоматически, но если этого не произошло, сделайте это вручную. Затем вы можете подключить сеть:
- введите и подтвердите пароль.
- введите название точки доступа;
- включить Wi-Fi;
- выбрать режим подключения «Автоматическая / быстрая настройка»;
Теперь вы можете установить драйверы и подключить облачное хранилище.
Настройка через утилиту
У каждой марки МФУ есть свои утилиты, найти которые можно на официальном сайте производителя. Убедитесь, что выбранная программа подходит для установленного ПО и скачайте нужную версию. Затем просто следуйте инструкциям на экране. По завершении ярлык утилиты появится на панели задач.
Настройка для офиса
Обычно одно устройство используется в офисе для нескольких компьютеров одновременно. В этом случае есть два способа настроить МФУ.
- Подключите принтер к компьютеру и поделитесь. Но в этом случае устройство будет сканировать только при работающем хост-компьютере.
- Настройте сервер печати так, чтобы устройство отображалось как отдельный узел в сети, а компьютеры не зависели друг от друга.
Что касается устройств нового типа, в которые встроен принт-сервер, то дополнительной настройки не требуется.
Ниже подробно рассматриваются несколько вариантов сканирования с принтера.
Ошибки, трудности, нюансы
Похоже, сканер подключен, и никаких дополнительных действий не требуется. Это почти так. Но никто не застрахован от любых проблемных ситуаций:
- Дополнительные программы.
В зависимости от сканера, который вы используете, вам может потребоваться множество программ для успешной работы с полученными цифровыми копиями ваших оригиналов.
ABBYY FineReader подходит для сканирования и распознавания изображения со сканера (если это не предусмотрено программой-драйвером), а AdobePhotoshop достаточно для работы с полученными отсканированными копиями.
Поэтому не стоит паниковать и полистать интернет.
Даже если вам нужно отсканировать открытую книгу, которая не подходит для сканера, не следует сильно нажимать на крышку. Вы можете погнуть или иным образом повредить сканирующий элемент (он сделан из стекла, что говорит о необходимости быть с ним осторожнее). Из-за этих сбоев будет невозможно получить четкие копии, а ремонт приравнивается к покупке нового устройства.
Если в процессе сильного давления стеклянный элемент разбивается, это полный крест на копиях любой природы. Вы не можете не отремонтировать или купить новое устройство.
Обращайтесь со сканером осторожно. И не используйте порошковые чистящие средства. Мелкие зерна и осколки идеально подходят для мытья пола или стола, но могут серьезно повредить стеклянный элемент (скорее всего). Человеческое зрение может их не видеть, но сканирующий луч обязательно их распознает, что повлияет на качество отсканированной копии.
Если прибор куплен вручную или уже был в эксплуатации, то самостоятельно решить возникшие трудности вряд ли удастся. Необходимо отнести в сервисный центр для ремонта специалистам. Причину поломки можно скрыть практически где угодно:
- другие неисправности.
- оторвались контакты / кабель;
- у предыдущего пользователя были постоянные скачки напряжения, в результате чего в устройстве что-то перегорело;
Сканер — очень умное и технически сложное устройство. Неосведомленному человеку категорически не рекомендуется залезать внутрь устройства с отверткой. Даже если вы снимете крышку сканера и забудете снять ее, вам придется вручную нажимать на документы и изображения. И это еще раз напоминает нам о вероятности возможного выхода из строя из-за применения слишком большой силы.
Сложность также можно скрыть в драйверах. Современные компьютеры выполняют несколько миллиардов операций в секунду, поэтому вероятность сбоя в процессе установки достаточно высока.
Иногда операция выполняется быстро и успешно с избытком, а иногда ничто не может спасти от ошибок.
На это влияет бесчисленное множество факторов, от сбоев системы до ошибок в самих драйверах.
Следовательно, драйвер сканера может быть установлен с ошибкой. Затем следует отключить устройство, полностью удалить все существующие программы и переустановить их после подключения сканера. Это наверняка решит сложность, вызванную ненормальным поведением драйверов.
Разбивка на уровне производства.
Возможно, при изготовлении устройства сканирующий элемент, например, был установлен с микроскопическим наклоном. Этого достаточно, чтобы при работе со сканером проявились самые неприятные дефекты. Единственный выход — обратиться в фирменный магазин с упоминанием о том, что есть подозрения на брак.
Использовать сканер несложно, он выходит из строя очень редко, а о других функциях мы уже говорили. Главное бережно относиться к устройству, чтобы не пришлось брать его в ремонт. А обилие настроек при сканировании позволит получить именно ту копию, которая вам нужна.
Классический вариант
Это самый простой и распространенный способ отсканировать документ и передать его с принтера на ваш компьютер.
- Включите принтер, откройте крышку и поместите лист, который нужно отсканировать, лицевой стороной вниз. Чтобы разместить страницу максимально ровно, позвольте себе ориентироваться по специальным маркерам. Закройте крышку.
- Перейдите в меню «Пуск» и найдите вкладку «Устройства и принтеры» (для Windows 10, 7 и 8) или «Принтеры и факсы» (для Windows XP). Выберите желаемое устройство и щелкните вкладку «Начать сканирование» в верхней части меню.
- В открывшемся окне установите необходимые параметры (цвет, разрешение, формат файла) или оставьте настройки по умолчанию, после чего нажмите кнопку «Начать сканирование».
- Когда сканирование будет завершено, найдите имя файла во всплывающем окне и нажмите кнопку «Импорт».
- Файл готов! Теперь вы можете найти его в папке «Импортированные изображения и видео».
Сканирование в Windows с помощью программного обеспечения от производителя
Такие гиганты-производители оборудования, как HP, Samsung, Xerox, Canon, Epson или Brothers (и многие другие), предлагают установить проприетарный программный пакет для драйверов устройств.
Если обычные пользователи редко сталкиваются с проблемами при печати документов, то сканирование — совсем другое дело. Использование программного обеспечения производителя значительно облегчает и расширяет возможности пользователя.
Проприетарные программы интуитивно просты. Если устройство сопряжено с компьютером и драйверы установлены правильно, пользователю достаточно открыть программу, выбрать нужную кнопку («Сканировать»), получить изображения и сохранить их в необходимом формате. Часто даже не требуется изменять настройки по умолчанию.
Использование программного обеспечения производителя принтера значительно упрощает массовое сканирование документов. Обычно программы сохраняют отсканированные изображения по порядку, например IMG-0001, IMG-0002 и т.д. Пользователь может самостоятельно установить желаемое имя и ориентир. Поэтому каждая страница документа находится в отдельном файле, и необходимые изображения легко найти.
Сканирование в Windows с помощью Paint
Не все пользователи знакомы с расширенными функциями операционной системы и конкретного программного обеспечения. Но дети также знакомы со стандартной программой Paint. Эта утилита может помочь со сканированием документов для тех пользователей, которые не слишком глубоко погружаются в настройки системы.
Чтобы получить сканирование, просто:
- закройте крышку принтера,
- во вкладке «Файл» выберите пункт «Со сканера или камеры».
- открыть краску,
- поместите документ на сканер,
- включите устройство,
В открывшемся окне пользователю нужно только выбрать доступное МФУ и нажать кнопку «Сканировать».
Сохраните полученное изображение в удобном разрешении (PNG, JPEG, GIF) с желаемым именем в указанной папке.
Используем ПО от производителя устройства, чтобы отсканировать документ
- Canon MF ToolBox. Из названия понятно, что это разработка инженеров Canon. Пользователи отмечают явные преимущества: небольшой вес установочного файла, скорость сканирования, разнообразие форматов для сохранения. Единственный недостаток — отсутствие русского интерфейса.
- Сканирование HP. Фирменное программное обеспечение используется при работе с новыми и старыми моделями устройств этой американской компании. Вы можете скачать версию для любой операционной системы Windows. В программе есть стандартный набор инструментов, но его достаточно для большинства задач. Он может сохранять в форматах PDF и JPG.
- Xerox Easy Printer Manager. Утилита разработана специально для использования с продуктами Xerox. Программа имеет простой и понятный интерфейс. Это также позволяет очень гибко настраивать качество отсканированных документов. Расширенный режим позволит вам указать разрешение, в котором будет сохранен документ, полный путь к хранилищу на диске, формат файла и цвет.
- Epson Scan. Программа предназначена для работы с МФУ и сканерами японской компании Epson. Перед собственно процессом сканирования вы можете указать желаемые настройки в соответствующем разделе. Если качество сканирования не на должном уровне, необходимо исправить это с помощью утилиты.
Другие производители (Canon, Samsung, Kyocera) также имеют в своем арсенале аналогичные разработки. Их возможности, настройки, конструкция и логика работы практически идентичны.
Сканирование в Mac OS: инструкция
Чтобы просмотреть список устройств, доступных в операционной системе Mac, пользователь должен войти в главное меню компьютера, выбрать пункт «Системные настройки» и найти вкладку «Принтеры и сканеры).
В открывшемся окне выберите многофункциональный принтер из списка доступных. Вы можете добавить новое устройство с помощью кнопки «+». Перейдите на вкладку «Сканирование», затем «Открыть сканер.
Откроется окно настроек сканера с возможностью просмотра электронной версии полученного изображения. Для начала выберите пункт «Сканировать».
вы можете сохранить отсканированную версию документа в удобной папке и с желаемым расширением (по умолчанию изображения сохраняются в папке «Картинки» в формате JPEG).
Сканирование в Mac OS с помощью ПО устройства
Для техники Apple производители МФУ также предоставляют проприетарные программы, позволяющие максимально быстро работать с многофункциональным устройством. Программные интерфейсы для Windows и Mac OS мало отличаются.
Если при установке «дров» пользователь предпочел установить все утилиты, для начала работы в списке программ достаточно найти необходимое программное обеспечение. Продюсеры называют программы своим именем. Например:
- Brother iPrint & Scan,
- Canon MF Toolbox.
- Xerox Easy Printer Manager,
- Samsung Easy Document Creator,
- HP Easy Scan,
- EPSON сканирование,
Так что ошибиться при выборе подходящего приложения сложно. Чтобы отсканировать документ, пользователь может следовать инструкциям и подсказкам утилиты.
Сканирование в Mac OS с помощью Image Capture
Стандартные инструменты операционной системы Mac также придут вам на помощь, когда вам понадобится перевести документ в электронный формат. Приложение для захвата изображений находится в меню «Приложения» на вашем компьютере Apple.
Список подключенных устройств отображается в левой части экрана программы. Полученное изображение и параметры находятся справа.
Устанавливаем необходимые параметры. Ты можешь выбрать:
- папка для сохранения изображений;
- формат сканированных копий.
- измерение;
- автоматический выбор границы или отдельной области сканирования;
- угол поворота;
- тип документа (черно-белый, текстовый или цветной);
- плотность пикселей;
Сканирование начинается с нажатия кнопки «Сканировать.
Преимущества использования утилиты:
- изменить полученный документ,
- сохраните скан в желаемом формате.
- широкий спектр возможностей индивидуальной настройки,
- выбор области сканирования,
- простота использования,
Приложение позволяет объединить несколько изображений в один файл и сохранить их в формате PDF без необходимости использования дополнительных программ.
Как сохранять отсканированные документы
Некоторые собственные приложения MFP не сохраняют отсканированные файлы, они просто открывают их в приложении для просмотра изображений. При использовании этой опции просто нажмите комбинацию клавиш «Ctrl + S» и выберите папку, в которую нужно поместить документ. Лучше всего устанавливать программное обеспечение, которое было проверено другими пользователями и может автоматически сохранять фотокопии. Популярны среди людей Adobe Reader или DjvuReaser. Просто установите формат изображения и место хранения.
Устройство может сканировать ваш файл с черными полями, и их следует обрезать в редакторе перед сохранением на компьютер. Стандартное разрешение составляет 150 dpi, для официальных справок — 300. На размер конечного файла влияет формат, в котором был сохранен электронный документ, например jpg имеет наименьшее значение, а tif и bmp намного больше.
Техника безопасности при работе с копировальным устройством
Как и с любым сложным электроприбором, при работе с копировальным аппаратом необходимо соблюдать меры безопасности. Следуя указаниям в руководстве по эксплуатации для Benq 5550t или других моделей, вы должны следовать этим указаниям.
- Работать с копировальным аппаратом могут только люди в возрасте 18 лет, имеющие первую группу электробезопасности.
- Копировальный аппарат должен располагаться на расстоянии 1,5 метра от окон и 1 метра от стен.
- Помещение, в котором находится светильник, должно быть равномерно освещено.
- необходимо организовать свободный доступ к копировальному аппарату со всех сторон.
- Прежде чем приступить к копированию, убедитесь, что все подключено правильно, не поврежден шнур питания или сам аппарат.
- Вам просто нужно положить бумагу в назначенные лотки.
- После работы и когда техник остается без присмотра, отключите прибор от розетки.
- Соблюдайте правила подключения электрооборудования.
- Следите, чтобы провод и розетка не нагревались, иначе все выключите.
- Не разрешается ставить какие-либо предметы на оборудование.
- Выключайте копировальный аппарат в случае неисправности или замятия (замятия) бумаги, чтобы избежать поражения электрическим током при устранении неисправности.
- Если прибор загорелся, немедленно отключите вилку от электросети и выключите прибор.
- При нестабильном напряжении в сети или периодическом отключении питания копировальный аппарат также необходимо выключить.
- важно следить за тем, чтобы вода не пролилась на оборудование или внутрь.
- Розетка копира должна быть заземлена.
- Используйте только бумагу, указанную в инструкции.
- запрещается использовать неисправное устройство.
Важно! По возможности копировальный аппарат следует разместить в отдельном специально отведенном помещении. Во время работы копировальная техника выделяет вредные вещества, например, озон, поэтому в помещении с такой аппаратурой должна быть хорошая вентиляция.
При работе с копировальными аппаратами обязательно изучать инструкцию по эксплуатации. Общий принцип работы у всех одинаковый, но могут быть отличия в зависимости от марки.
Копировальная техника довольно проста в использовании и обслуживании. Все, что вам нужно, это соблюдение правил и норм.
При этом обязательно обеспечить подход со всех сторон к копировальной технике, а при появлении странных и необычных звуков они сразу перестают работать.