Как правильно заверить копию документа

Зачем нужно заверять копии

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов информации, библиотечного и издательского дела. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) разделяет все копии, полученные с документов, на обычный и заверенный.

При этом копией документа признается копия, полностью воспроизводящая сведения оригинала. Заверенной копией является копия, содержащая реквизиты, обеспечивающие ее юридическое значение.

Как видите, заверение копии необходимо для придания ей юридического значения. Иными словами, только такие копии используются в делопроизводстве, в том числе для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, индивидуальным исполнителям и физическим лицам.

В частности, имеются точно заверенные копии документов, которыми можно подтвердить налоговые расходы (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также необходимо заверить копии бумажных документов, направленных в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Когда понадобится

Организация может нуждаться в копировании в следующих случаях:

• для передачи документов (фотокопий исходных документов, лицензий, договоров, счетов-фактур, первичных учетных документов и т д.) в сторонние коммерческие организации и государственные органы (налоговая инспекция, пенсионный фонд, Роспотребнадзор и т д);
• во внутреннем документообороте между отделами, сотрудниками;
• давать показания суду;
• при ответе на запросы соискателей-граждан, работников.

Во внутреннем документообороте допускается использование реквизитов, утвержденных локальными нормативными актами. При заверении копий, направляемых третьим лицам, а особенно в суд или государственные органы, следует руководствоваться применимым законодательством и прецедентным правом.

Судебная практика исходит из того, что правильно заверенной копией является фотокопия, заверенная нотариусом или организацией, индивидуальным предпринимателем с использованием печати.

Что нужно для сканирования

Получить скан документа без сканера невозможно. Устройство может быть отдельным, то есть выполнять только поставленную задачу. Или быть частью МФУ (многофункционального устройства), включающего в себя принтер, сканер и копир одновременно.

Наиболее распространенным типом сканера является планшетный сканер. Для сканирования просто поместите носитель, например фотографию, на стекло сканера и начните оцифровку с компьютера. После этого изображение будет «перенесено» на ноутбук или компьютер в одном из форматов файлов.

Как уже понятно, без компьютера не обойтись, именно с него подается задание на сканирование и там же хранится копия документа.

Поэтому нужно подключить сканер к компьютеру, установить драйвер, установить программу сканирования от производителя или стороннего разработчика. Оба устройства физически подключены с помощью USB-кабеля или через сеть Wi-Fi. Потом можно сканировать любые носители, будь то обычные альбомные листы, удостоверение личности, паспорт и даже полноценная книга.

Какими НПА руководствоваться

Единого закона, регулирующего процесс копирования, не существует. ГОСТ Р 7.0.97-2016, действующий с 01.07.2018, носит рекомендательный характер.

При составлении правил копирования и заверения ксерокопий следует руководствоваться судебной практикой, разъяснениями государственных органов и следующими действиями:

• постановление Президиума Верховного Совета СССР № 9779-Х от 04.08.83 г., данный нормативный закон действует, и суды на него ссылаются;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт»;
• положения специальных законов (например, АПК РФ, НК РФ).

Организации имеют право утвердить положения ГОСТ в своих принципах учета документооборота, в этом случае они станут для них обязательными. Разъяснения государственных органов следует учитывать при взаимодействии с их представителями, при проверках и т д.

Например, в письмах Минфина содержатся специальные указания о порядке сшивания копий документации: включать не более 150 листов со сплошной страницей нумерация арабскими цифрами, сделать 2 -4 прокола, запечатать концы прошивки и зафиксировать их наклейкой размером не более 60 х 50 мм с подтверждающей надписью (допускается ставить только слово «Верно») и печатью.

Нормативная база

ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система со стандартами для информации, библиотеки и издательского дела. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утверждены приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)

Только должным образом заверенная копия имеет юридическую силу. Это документ, воспроизводящий оригинал полностью, без исключений и дополнений, что подтверждается реквизитами, предусмотренными законодательством. Чтобы правильно оформить эти реквизиты, нужно знать их состав, требования к ним или использовать образцы для налоговой, суда и так далее

Самым надежным заверением является нотариальное заверение, но оно необходимо далеко не всегда, случаи, когда оно необходимо, перечислены в законе. Нет необходимости обращаться к нотариусу для копирования каждого документа и тратить на это дополнительные средства; юридическое лицо вправе сверять ксерокопии самостоятельно.

Кто вправе заверять

В соответствии с вышеуказанным законодательством аттестацию может проводить только руководитель или уполномоченное должностное лицо организации, штатный сотрудник. Обычно такое полномочие указывается в должностной инструкции или доверенности.

На практике суды и государственные органы редко обращают внимание на такие нюансы и принимают за правильно заверенные копии документы, подписанные внешним сотрудником при наличии печати с наименованием компании.

Правила заверения копии документа

• наносится надпись «Верно» или «Копия верна
• должность лица, заверившего копию,
• личная подпись лица, заверившего копию,
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
• дата сертификации,
• печать организации/индивидуального исполнителя.
• в многостраничном документе удостоверяющая надпись прикрепляется к каждому листу ИЛИ документ сшивается и удостоверяющая надпись делается по шву.

Срок заверения документов на момент подачи не должен превышать:

• копия паспорта — 3 дня
• копии других документов — 1 месяц

Читайте также: Принтер Kyocera FS-1040 не печать: горит индикатор «Внимание»

Образец правильного заверения копии документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка о заверении копии должна быть проставлена ​​под необходимой «подписью». Госстандарт умалчивает, что делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации сертификационный знак следует ставить под последним текстовым элементом в документе.

Внешний вид этого знака зависит от цели, для которой была сделана копия. Если он будет использоваться исключительно для нужд лица, его удостоверяющего (т.е в организации), то достаточно написать слово «Истинно» или поставить соответствующий штамп, указать дату аттестации, должность лица кем заверена копия (или отметить, что в заверительной надписи сделан ИП), а также его фамилия и инициалы.

Эти записи заверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или индивидуального исполнителя). Если организация (подразделение) или ИП имеет печать, то при желании можно поставить оттиск.

Если копия выдается для предъявления третьим лицам, помимо реквизитов, указанных выше, необходимо указать местонахождение документа, с которого сделана копия. А подпись должностного лица также должна быть заверена печатью организации (если она есть в компании).

Оттиск печати ставится так, чтобы он не закрывал подпись лица, подтвердившего верность копии (п.п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Нужна ли копиям для «внешнего» пользования печать ИП (если она у него есть)? Ответа на этот вопрос в госстандарте нет. Поэтому, формально говоря, индивидуальный предприниматель не может поставить печать.

Сканирование с телефона

Если нет компьютера и сканирующего устройства, можно сканировать через обычный смартфон. Но для этого нужно установить одно из приложений.

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регламентируется другим государственным стандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов на информацию, библиотечное и издательское дело. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов» (утверждены приказом Росстандарта от 12.08.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Подробнее об этом стандарте см. «Новый ГОСТ на документацию 2018: Новые правила заверения копий, рекомендуемые с 1 июля».

Рекомендации по изготовлению копий документов приведены в Приложении № 18 к приказу ФНС № ММВ-7-2/628@ от 07.11.18, в письме Минфина от 07.08.14 № 03- 02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 .

Процедура заверения в организации

Состоит из следующих шагов:

• сделать ксерокопию;
• использование штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этого предложения от руки после текста и подписей, как правило, в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или печать должны не перекрывать текст);
• в надписи указывается должность, ставится фамилия работника с инициалами, дата и подпись;
• с 2018 года рекомендуется указывать местонахождение оригинала;
• надпись или оттиск проштампован наименованием организации;
• если листов несколько, то надпись ставится на каждом из них или на прошивке.

Допускается изготовление штампа на конкретного работника с указанием должности, фамилии и инициалов.

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные печатью учредителя-физического лица.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельств) или наличие номера ИП-ИНН. При отсутствии таких данных в печати они считаются недействительными.

Если индивидуальный подрядчик работает без печати, либо с печатью не соответствует вышеуказанным требованиям, предоставляются только оригиналы или заверенные копии.

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставленных клиентом — юридическим лицом, может осуществляться следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

1. Руководитель юридического лица
   Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право действовать от имени юридического лица без полномочия» указывается должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
2. Бухгалтер-менеджер
   Клиент — юридическое лицо предоставляет копию приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и ФИО главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического подразделения или самим бухгалтером.
3. Сотрудник отдела кадров (отдел кадров, отдел кадров и т.д.)
   Клиент — юридическое лицо предоставляет копию приказа о назначении работника в отдел кадров, в котором указываются наименование юридического лица, должность и ФИО данного работника. Копию приказа может заверить руководитель юридического подразделения или сотрудник отдела кадров.
4. Другой сотрудник юридического подразделения.
   Клиент — юридическое лицо обеспечивает:
   • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О данного работника
   • копия приказа о наделении данного работника полномочиями заверять копии юридического лица.

   Копию приказа может заверить руководитель юридического лица или сам работник.

5. Любое физическое лицо (в том числе НЕ работающее на юридическое лицо).
   Это лицо выдает оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью этого юридического лица), где:
   • имеет полномочия на предоставление (передачу) необходимых документов и заверение их копий от имени юридического лица, ИЛИ /И
   • уполномочен действовать от имени руководителя юридического лица или совершать все юридически значимые действия от имени юридического лица.

   Оригинал доверенности представляется в АО «ЦентрИнформ», копия, заверенная уполномоченным лицом, остается в АО «ЦентрИнформ».

Для физических лиц

Подаются только оригиналы документов или их заверенные копии.